TCM0066200 - Claims - capture (L-P): Personal acting bodies - referral from Contact Centre or correspondence

Checklist

Before you follow this guidance make sure

you follow the guidance in TCM0138020
you have the correct user roles to follow this guidance. Use the B&C Roles and Access Catalogue. You can find this by going to the Benefits & Credits homepage, selecting 바카라 사이트楻바카라 사이트� on the B&C A-Z index, selecting 바카라 사이트楻oles and Access Process바카라 사이트�, selecting 바카라 사이트� Roles & Access Catalogue바카라 사이트� from the related links menu
you바카라 사이트檙e in the correct MU. Use TCM0322460 for the correct MU number.

Guidance

Note: When sending customer, staff or process data to another individual or team, make sure you follow the latest data security guidelines or contact the Data Guardian or Data Security Team for advice.

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Step 1

Check the type of referral that has been made to you

If it바카라 사이트檚 for a new appointee, go to Step 2

If it바카라 사이트檚 for a change of appointee personal details, go to Step 7

If it바카라 사이트檚 for a change of appointee, go to Step 7

If it바카라 사이트檚 a request to end the existing appointee, go to Step 8

If it바카라 사이트檚 a 바카라 사이트楾C228바카라 사이트�, go to Step 10

If it바카라 사이트檚 a form 바카라 사이트楤F56바카라 사이트�, go to Step 11

If it바카라 사이트檚 a Power of Attorney or a court approved document, go to Step 12

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Step 2

Check whether the referral for the new appointee has been received from the 바카라 사이트楥ontact Centre바카라 사이트�

If the referral for the new appointee has been received from the 바카라 사이트楥ontact Centre바카라 사이트�, go to Step 3

If the referral for the new appointee has been received from a personal acting body or customer, go to Step 5

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Step 3

If the 바카라 사이트楥ontact Centre바카라 사이트� has informed you that the appointee has already been authorised by 바카라 사이트楧epartment for Work and Pension바카라 사이트� (DWP) or 바카라 사이트楧epartment for Communities바카라 사이트� (DfC), go to Step 4

If the 바카라 사이트楥ontact Centre바카라 사이트� hasn바카라 사이트檛 informed you that the appointee has been authorised by 바카라 사이트楧WP바카라 사이트� or 바카라 사이트楧fC바카라 사이트�, go to Step 5

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Step 4

Check the 바카라 사이트楢ccess to DWP Data바카라 사이트� (ADD) system to see whether the appointee is shown. For how to do this, use TCM1000014.

If the appointee is shown on the 바카라 사이트楢DD바카라 사이트� system

enter the appointee details. For how to do this, use TCM1000172
go to Step 13

If the appointee isn바카라 사이트檛 shown on the 바카라 사이트楢DD바카라 사이트� system, go to Step 5

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Step 5

Has the person wishing to become the appointee contacted the 바카라 사이트楤enefit Office바카라 사이트� to start appointment proceedings?

If the appointee has contacted the 바카라 사이트楤enefit Office바카라 사이트�

set a BF date for 14 days for receipt of form 바카라 사이트楤F56바카라 사이트�
go to Step 11

If the appointee hasn바카라 사이트檛 contacted the 바카라 사이트楤enefit Office바카라 사이트�, go to Step 6

If it isn바카라 사이트檛 known whether the appointee has contacted the 바카라 사이트楤enefit Office바카라 사이트�, go to Step 6

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Step 6

Phone the proposed appointee

If you are able to contact the proposed appointee

tell the person they will need to make an appointment at their local 바카라 사이트楧WP바카라 사이트�, 바카라 사이트楧fC바카라 사이트� or 바카라 사이트楯obcentre Plus바카라 사이트� office to apply to be the customer바카라 사이트檚 appointee
Note: Tell them they could consider being an agent or intermediary. Follow the guidance TCM0062060 (agents) or TCM0064300 (intermediaries) as appropriate.
set a BF date for 14 days to receive form 바카라 사이트楤F56바카라 사이트� from 바카라 사이트楧WP바카라 사이트� or 바카라 사이트楧fC바카라 사이트�.
go to Step 11

If you aren바카라 사이트檛 able to contact the proposed appointee

send a 바카라 사이트楾C228바카라 사이트� to the proposed appointee
set a clerical BF for 14 days
go to Step 10

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Step 7

If written confirmation has been received

forward the notification to the 바카라 사이트楤enefit Office바카라 사이트� that authorised the appointment
Note: Payment must remain unchanged until 바카라 사이트楧WP바카라 사이트� or 바카라 사이트楧fC바카라 사이트� replies.
set a BF date for 14 days
go to Step 11

If written confirmation hasn바카라 사이트檛 been received

phone the appointee
inform them that no changes can be made unless a written confirmation is submitted
Note: Their appointment as an appointee will continue unless written confirmation is received.
set a BF date for 14 days
go to Step 13

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Step 8

If the customer wishes to end an appointee acting for them, go to Step 7

If the 바카라 사이트楥ontact Centre바카라 사이트� has received notification from the customer that they no longer want the appointee to act for them, go to Step 7

If an appointee wishes to end their appointment, go to Step 9

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Step 9

When written confirmation is received

use function 바카라 사이트榁iew Application바카라 사이트�
check the Appointee setting in the 바카라 사이트極ther Information바카라 사이트� field

If the 바카라 사이트楢ppointee바카라 사이트� is set at 바카라 사이트榊es바카라 사이트� or 바카라 사이트楴o바카라 사이트� and the personal acting body has been authorised

amend the appointee details. For how to do this, use TCM1000172
go to Step 13

If the 바카라 사이트楢ppointee바카라 사이트� is set at 바카라 사이트榊es바카라 사이트� but the personal acting body hasn바카라 사이트檛 been authorised

delete the appointee details. For how to do this, use TCM1000172
go to Step 13

If the 바카라 사이트楢ppointee바카라 사이트� is set at 바카라 사이트楴o바카라 사이트� but the personal acting body hasn바카라 사이트檛 been authorised, go to Step 13

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Step 10

Check the 바카라 사이트楾C228바카라 사이트� to see if it is signed

If the 바카라 사이트楾C228바카라 사이트� isn바카라 사이트檛 signed

return the form for signature
set a BF for 14 days
go to Step 13

If the form is signed and the details meet the appointee criteria

complete 바카라 사이트楾C912바카라 사이트�
send 바카라 사이트楾C912바카라 사이트� and completed 바카라 사이트楾C228바카라 사이트� to 바카라 사이트楧WP바카라 사이트� or 바카라 사이트楧fC바카라 사이트�
set a BF for 14 days
go to Step 13

If the 바카라 사이트楾C228바카라 사이트� is signed but the details don바카라 사이트檛 meet the appointee criteria

phone the personal acting body and explain why you consider the appointee criteria hasn바카라 사이트檛 been met
Note: Consider if being an agent or intermediary may be appropriate to the personal acting body.
delete the appointee details. For how to do this, use TCM1000172
go to Step 13

If the 바카라 사이트楾C228바카라 사이트� indicates they no longer wish to become an appointee

delete the appointee details. For how to do this, use TCM1000172
go to Step 13

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Step 11

When the 바카라 사이트楤F56바카라 사이트� is received

If the 바카라 사이트楤F56바카라 사이트� confirms the personal acting body is authorised as an appointee

enter the details of the personal acting body. For how to do this, use TCM1000172
go to Step 13

If the 바카라 사이트楤F56바카라 사이트� doesn바카라 사이트檛 confirm the personal acting body is authorised as an appointee

delete the appointee details. For how to do this, use TCM1000172
go to Step 13

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Step 12

Check the status of the claim. For how to do this, use TCM1000118

If the status of the claim is shown as 바카라 사이트楢ward Issued바카라 사이트� or 바카라 사이트楩inalised바카라 사이트�, go to Step 9

If the status of the claim is shown as 바카라 사이트楲ogged바카라 사이트�, 바카라 사이트楶artially Captured바카라 사이트� or 바카라 사이트楢waiting Award바카라 사이트� and the personal acting body has been authorised

enter the details of the personal acting body. For how to do this, use TCM1000172
go to Step 13

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Step 13

If the claim is pre-award

update the 바카라 사이트楢pplication Notes바카라 사이트� field of the Summary Information screen with the appropriate message - LI44, LI45, LI46, LI49, LI50, LI51, LI53 or LI54 from TCM0162060. For how to do this, use TCM1000028

If the claim is post-award

update the Household Notes with the appropriate message - LI44, LI45, LI46, LI49, LI50, LI51, LI53 or LI54 from TCM0162060. For how to do this, use TCM1000001
go to Step 14

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Step 14

Make a copy of the BF56 or Power of Attorney and return any original documents obtained from the personal acting body to them

If a form 바카라 사이트楤F56바카라 사이트� has been provided

complete 바카라 사이트楾C648바카라 사이트�
attach it to the form 바카라 사이트楤F56바카라 사이트�
store the forms locally

If a Power of Attorney has been provided

store this locally in a locked cabinet
take no further action

Tax Credits Manual

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Checklist

Guidance

Step 1

Step 2

Step 3

Step 4

Step 5

Step 6

Step 7

Step 8

Step 9

Step 10

Step 11

Step 12

Step 13

Step 14

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