TCM1000509 - How to search the manual payments BAU Database and URP Spreadsheet and create a new record

Step 1

If you are dealing with a new 바카라 사이트楤AU Database바카라 사이트� payment

Access the Manual Payments 바카라 사이트楤AU Database바카라 사이트� to search for an existing record. To do this

access the Manual Payments 바카라 사이트楤AU Database바카라 사이트�
compare the details held on the tax credits computer against the details shown on the referral
select 바카라 사이트楽earch Database바카라 사이트�. You will be taken to the 바카라 사이트楽earch바카라 사이트� screen
enter the customers NINO
select 바카라 사이트楩ind바카라 사이트�
go to Step 2.

If you are dealing with a new 바카라 사이트楿ser Requested Payment바카라 사이트� (URP), go to Step 6.

If you are printing BFs, go to Step 14.

If you are authorising or rejecting a 바카라 사이트楤AU바카라 사이트� manual payment, go to Step 15.

If you are making a 바카라 사이트楿RP바카라 사이트� payment, go to Step 16.

Step 2

If no existing record is found

바카라 사이트楢dd new record바카라 사이트�
바카라 사이트楴ew manual payment바카라 사이트� screen displays
go to Step 3.

If an existing record is found, go to Step 4.

Step 3

Create a new customer record on the 바카라 사이트楴ew Manual Payment바카라 사이트� screen. To do this, complete all of the following information for the customer

forename
surname
NINO
originating team
address
postcode
then
select the 바카라 사이트楢ppointee바카라 사이트� checkbox if the customer wishes to be paid through an appointee
Note: The 바카라 사이트楾ax Year바카라 사이트� field defaults to the current tax year but can be altered if necessary.
complete the payment amounts (WTC and CTC)
select the 바카라 사이트楶ayment frequency바카라 사이트�
complete the date the first payment is due
Note: The payment may be later than the due date.
select the 바카라 사이트極ne off바카라 사이트� checkbox if the payment is a one-off payment
Note: If the 바카라 사이트極ne off바카라 사이트� checkbox is selected this will automatically close the record on the date the payment is processed.
select the appropriate payment category as indicated on the payments schedule or form TC648
Note: If the category is incorrect, correct the category.
select the payment method. This will either be 바카라 사이트楴ormal바카라 사이트� or 바카라 사이트業mmediate바카라 사이트�
select the 바카라 사이트楩ixed바카라 사이트� checkbox, if required
Note: If the 바카라 사이트楩ixed바카라 사이트� checkbox is not selected, all the subsequent payments will revert to 바카라 사이트楴ormal바카라 사이트�.
complete the 바카라 사이트楶ost-Payment Action바카라 사이트� field
Note: This informs Worthing if or when to post the payment amount onto the tax credits computer, as follows
- Process - for standard procedures where payment can be posted to the customers account
- Pre Award - for awaiting award cases where there is no account available to post the payment to. Worthing will post it to the customers account when a schedule has been created
- Never - Worthing will send out the payment but never post it to the customers account
- Hold Pending TCO Advice - Worthing will send out the payment but won바카라 사이트檛 post it to the customers account until advised by TCO.
  Note: 바카라 사이트楬old Pending TCO Advice바카라 사이트� should only be used if a BF date is set to inform Worthing of the action they need to take. If Worthing do not receive advice within three months of the payment issue date, the payment will be re-categorised automatically by Worthing as 바카라 사이트楴ever바카라 사이트�.
select 바카라 사이트極K바카라 사이트�
go to Step 5.

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Step 4

Determine if the record is for the same tax year as the request for the payment.

If the record is not for the same tax year as the request for the payment, go to Step 5.

If the record is for the same tax year as the request for the payment, go to Step 7.

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Step 5

If the referral is not a 바카라 사이트楤AU바카라 사이트� recalculation case

select 바카라 사이트楢dd New Record바카라 사이트�. You will be taken to the 바카라 사이트楴ew Manual Payment바카라 사이트� screen
go back to Step 3.

If the referral is a 바카라 사이트楤AU바카라 사이트� recalculation case, go to Step 7.

If the referral is a 바카라 사이트楿RP바카라 사이트� recalculation case, return to the guidance you were previously following.

If the referral is not a 바카라 사이트楿RP바카라 사이트� recalculation case, go to Step 16.

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Step 6

Check if a record already exists for the correct tax year on the 바카라 사이트楿RP Spreadsheet바카라 사이트� before continuing (unless this has already been checked). To do this

access the 바카라 사이트楿RP Spreadsheet바카라 사이트� main menu screen
select 바카라 사이트楻ead Only바카라 사이트�
search Using the 바카라 사이트楢uto filter바카라 사이트� on the 바카라 사이트楴INO바카라 사이트� field

If no record exists on 바카라 사이트楿RP Spreadsheet바카라 사이트�

select 바카라 사이트楢dd New Record바카라 사이트�. You will be taken to the 바카라 사이트楴ew Manual Payment바카라 사이트� screen
go back to Step 3.

If a record already exists on the 바카라 사이트楿RP Spreadsheet바카라 사이트�, go to Step 5.

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Step 7

Note: A new record must be created if the referral is for a one off payment.

Note: A closed record will display the date it was closed.

Note: A closed record can바카라 사이트檛 be re-opened if the record held is for the wrong tax year or the new referral is for a one off payment.

Note: A closed record can be re-opened if the record held is for the correct tax year, the request has come from the Recalculation Team and it is not a one off payment.

Note: You should only ever close a record if it needs to be closed in order to re-open it to enter new payment details, for example a recalculation case or to create a new record for a one off payment.

Note: You should only amend the personal details if the recalculation has a change of address.

On the 바카라 사이트楽earch바카라 사이트� screen

If the record is closed and it can not be re-opened

select 바카라 사이트楢dd New Record바카라 사이트�. You will be taken to the 바카라 사이트楴ew Manual Payment바카라 사이트� screen
go back to Step 3.

If the record is closed and you want to re-open it

select the record you want to change
select 바카라 사이트楨dit the highlighted record바카라 사이트�. You will be taken to the 바카라 사이트楥ustomer Record바카라 사이트� screen
go to Step 9.

If the record is open and you want to close it

select the record you want to change
select 바카라 사이트楨dit the highlighted record바카라 사이트�. You will be taken to the 바카라 사이트楥ustomer Record바카라 사이트� screen
go to Step 9.

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Step 8

When all the data is complete, you will see a prompt asking you to confirm the details are correct

If the details are incorrect

select 바카라 사이트楴o바카라 사이트�
amend the details as appropriate
select 바카라 사이트極K바카라 사이트�
select 바카라 사이트榊es바카라 사이트�. You will be taken to the 바카라 사이트楨ARS바카라 사이트� screen
Note: If you have selected the 바카라 사이트楢ppointee바카라 사이트� checkbox, you will be asked to complete the appointee details. Complete the name and address of the appointee and then select 바카라 사이트極K바카라 사이트�
go to Step 9.

If the details are correct

select 바카라 사이트榊es바카라 사이트�. You will be taken to the 바카라 사이트楨ARS바카라 사이트� screen
Note: If you have selected the 바카라 사이트楢ppointee바카라 사이트� checkbox, you will be asked to complete the appointee details. Complete the name and address of the appointee and then select 바카라 사이트極K바카라 사이트�
go to Step 9.

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Step 9

Note: This 바카라 사이트楨ARS바카라 사이트� screen allows you to specify an EARS reference. This can be used to determine the likely impact of system fixes on the manual payment caseload and possibly for the bulk clearance of manual payment customers.

On the 바카라 사이트楨ARS바카라 사이트� screen

enter the EARS reference details
select 바카라 사이트榅바카라 사이트� in the top corner of the screen. The information will be automatically saved.
Note: The 바카라 사이트楶ayment History바카라 사이트� screen shows the initial and second payments that are due. You may amend the WTC and/or CTC amounts but not the due dates. Normally you may want to amend the second amount as the first payment could contain arrears.
Note: When these payments have been issued, a 바카라 사이트楶rint Date바카라 사이트� and 바카라 사이트楪iro바카라 사이트� number will be visible. Also details of the cashcheque numbers are shown when you select 바카라 사이트楥ashcheques바카라 사이트�.
select details of the second payment on the 바카라 사이트楶ayment History바카라 사이트� screen
amend the WTC and/or CTC amount, if necessary
select 바카라 사이트榅바카라 사이트� in the top corner of the screen. The information will be automatically saved
take no further action.

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Step 10

To amend an open record

access the Manual Payments 바카라 사이트楤AU Database바카라 사이트�
go to the 바카라 사이트楥ustomer Record바카라 사이트� screen to view or amend the customer바카라 사이트檚 details
Note: When you select 바카라 사이트楨dit an Existing Record바카라 사이트� on the 바카라 사이트楽earch바카라 사이트� screen and the 바카라 사이트楥ustomer Record바카라 사이트� screen displays, the PI number of the user who created the record is shown in the caption at the top of the screen.
take the appropriate action if any to check or amend the following
- amend the customer바카라 사이트檚 details
  Note: Only done by this team if amending the whole record, for example if re-opening a record following a recalculation. Amending the customer바카라 사이트檚 details will create an audit log.
- amend the payment details
- amend the payment frequency
- check the entire customer payment history.

If you need to amend any of the above

select 바카라 사이트榁iew Payment History바카라 사이트�. You will be taken to the 바카라 사이트楶ayment History바카라 사이트� screen
amend details as appropriate
go to Step 11.

If you need to add or amend any notes for this customer, for example for a change of address

select 바카라 사이트楴otes바카라 사이트�. You will be taken to the 바카라 사이트楴otes바카라 사이트� screen
amend details as appropriate
go to Step 11.

If you need to check or amend the appointee details

select 바카라 사이트榁iew/Amend Appointee바카라 사이트�. You will be taken to the 바카라 사이트楢ppointee Details바카라 사이트� screen
amend details as appropriate
go to Step 11.

If you need to add or amend the EARS reference

select 바카라 사이트楲og EARS No바카라 사이트�. You will be taken to the 바카라 사이트楨ARS바카라 사이트� screen
amend details as appropriate
go to Step 11.

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Step 11

Note: If a record has been closed, you may need to create a brand new customer record, for example because the payment is a one off payment or the record found is for the wrong tax year.

Note: If there is an existing record for the correct tax year and the referral is noted as a recalculation case you will need to close the existing record, if it바카라 사이트檚 open and then re-open the record to enter the new payment details.

Note: If there is an existing record for the correct tax year and the referral is for a one off payment you will need to close the existing record, if it바카라 사이트檚 open and open a new record to enter the new payment details.

If you want to close an open record on the Manual Payments 바카라 사이트楤AU Database바카라 사이트�

go to the 바카라 사이트楥ustomer Record바카라 사이트� screen on the Manual Payments 바카라 사이트楤AU Database바카라 사이트�
enter today바카라 사이트檚 date in the 바카라 사이트楧ate Closed바카라 사이트� field
select 바카라 사이트極K바카라 사이트�. You will be taken to the 바카라 사이트楥onfirmation바카라 사이트� screen
- select 바카라 사이트極K바카라 사이트� to confirm you wish to open a record. You will be taken back to the 바카라 사이트楥ustomer Record바카라 사이트� screen
  or
- select 바카라 사이트楥ancel바카라 사이트� to cancel the closure of a record. You will be taken back to the 바카라 사이트楥ustomer Record바카라 사이트� screen
  Note: When closing a record, if you select 바카라 사이트極K바카라 사이트� any unpaid clerical payments that are not yet printed will be deleted.
go to Step 12.

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Step 12

If you want to create a new record on the manual payments 바카라 사이트楤AU Database바카라 사이트�

select 바카라 사이트極K바카라 사이트�. You will be taken back to the 바카라 사이트楽earch바카라 사이트� screen. The customers details will still be shown
select 바카라 사이트楢dd New Record바카라 사이트�. You will be taken to the 바카라 사이트楴ew Manual Payment바카라 사이트� screen
go back to Step 3.

If you want to re-open a closed record on the manual payments 바카라 사이트楤AU Database바카라 사이트�

go to the 바카라 사이트楥ustomer Record바카라 사이트� screen if you are not already on this screen on the manual payments 바카라 사이트楤AU Database바카라 사이트�
amend the address, if appropriate
select 바카라 사이트楻e-Start Payments바카라 사이트�. You will be taken to the 바카라 사이트楻e-starting payments for XXXXXXX바카라 사이트� screen
Note: The closed date will be removed automatically when you select 바카라 사이트楻e-Start Payments바카라 사이트�.
enter the new amounts of WTC in the 바카라 사이트榃TC Amount바카라 사이트� field
enter the new amount of CTC in the 바카라 사이트楥TC Amount바카라 사이트� field
enter the due date of the first new payment in the 바카라 사이트楩irst Payment Due바카라 사이트� field
Note: Customers can바카라 사이트檛 receive more than one payment for the same due date. If you enter an incorrect due date you will receive a warning message.
select the pay frequency for this customer from the 바카라 사이트楶ayment Frequency바카라 사이트� field
then, when all the details have been entered
select 바카라 사이트極K바카라 사이트�
go to Step 13.

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Step 13

When the message requesting you to confirm the details are correct displays

If the details are correct

select 바카라 사이트榊es바카라 사이트�. You will be taken to the 바카라 사이트楶ayment History바카라 사이트� screen
go back to Step 9.

If the details are incorrect

select 바카라 사이트楴o바카라 사이트�. You will be taken to the 바카라 사이트楴ew Manual Payment바카라 사이트� screen
amend the details, where necessary
select 바카라 사이트極K바카라 사이트�
select 바카라 사이트榊es바카라 사이트� when the message redisplays. You will be taken to the 바카라 사이트楶ayment History바카라 사이트� screen
go back to Step 9.

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Step 14

If you are printing 바카라 사이트楤AU바카라 사이트� payment BFs

access the Manual Payments 바카라 사이트楤AU Database바카라 사이트�. You will be taken to the 바카라 사이트楳anual Giro Payments바카라 사이트� database 바카라 사이트楳ain Menu바카라 사이트� screen
select 바카라 사이트楳anage Payments바카라 사이트�. You will be taken to the 바카라 사이트楶ayment Management바카라 사이트� screen
Note: Prepare check sheets in advance of the due date where possible to give sufficient time for the payment to be processed in time for the date it is due. Select in date order starting with the earliest date. Confirm with your line manager if you are in doubt of how far in advance you need to prepare the check sheets. 바카라 사이트楤AU바카라 사이트� payments normally need to be issued to Worthing a minimum of 10 days before the due date to ensure payment is made on time.
select the payment due date you wish to create check sheets for
select 바카라 사이트楶re Payment Check바카라 사이트�. You will be asked which date you want to print the check sheets for
enter the payment due date
Note: This is the payment due date you highlighted earlier.
select 바카라 사이트極K바카라 사이트�. The 바카라 사이트楶re-Payment Giro chk-Check list - BF Date바카라 사이트� spreadsheet will display
Note: This spreadsheet gives details of every payment due on the date selected. You can only produce and print check sheets for one date at a time. There is no limit to the number of payments that can be picked up from one date onto the check sheets.
right click on the mouse and select 바카라 사이트楶rint바카라 사이트� to print out the spreadsheet
Note: Print the spreadsheet direct to a printer without a duplex to produce a single-sided check sheet otherwise you can not remove the double-sided option.
close the spreadsheet
select 바카라 사이트楴o바카라 사이트� when the message 바카라 사이트楧o you want to save the changes바카라 사이트� displays. You will be taken back to the 바카라 사이트楶ayment Management바카라 사이트� screen
select away from the 바카라 사이트楧ate바카라 사이트� field so the date is no longer highlighted
Note: If you need to create check sheets for another due date, select the next payment due date you wish to create check sheets for, then repeat until all the check sheets have been produced for all the required due dates.
then when all the required check sheets have been printed out
close the spreadsheet
select 바카라 사이트楴o바카라 사이트� when the message 바카라 사이트楧o you want to save the changes바카라 사이트� displays. You will be taken back to the 바카라 사이트楶ayment Management바카라 사이트� screen
select away from the 바카라 사이트楧ate바카라 사이트� field so the date is no longer highlighted
select 바카라 사이트楳ain Menu바카라 사이트�
return to the guidance you were previously following.

If you are printing 바카라 사이트楿RP바카라 사이트� payment BFs

access the 바카라 사이트楿RP바카라 사이트� spreadsheet
select 바카라 사이트楻equest Date, Auto Filter바카라 사이트�
Note: Prepare check sheets in advance of the due date where possible to give sufficient time for the payment to be processed in time for the date it is due. Select in date order starting with the earliest date. Confirm with your line manager if you are in doubt of how far in advance you need to prepare the check sheets. 바카라 사이트楿RP바카라 사이트檚 normally need to be authorised a minimum of four days before the due date to ensure payment is made on time.

听

select the payment due date/request date you wish to create check sheets for
select 바카라 사이트楧ate Requested바카라 사이트�. An Excel spreadsheet will display
Note: The Excel spreadsheet gives details of every payment due on the date selected. You can only produce and print check sheets for one date at a time. There is no limit to the number of payments that can be picked up from one date onto the check sheets.

听

print out the Excel spreadsheet
select 바카라 사이트楩ile바카라 사이트� on the toolbar menu
select 바카라 사이트楶rint바카라 사이트� from the options available
select 바카라 사이트楶review바카라 사이트�
select 바카라 사이트榩age break preview바카라 사이트� on the toolbar menu
drag the 바카라 사이트楶rint Area바카라 사이트� to cover all entries on the spreadsheet
select 바카라 사이트楩ile바카라 사이트� on the toolbar menu
select 바카라 사이트楶rint바카라 사이트� from the options available
then when all the required check sheets have been printed out
close the Excel spreadsheet
select 바카라 사이트楴o바카라 사이트� when the message 바카라 사이트楧o you want to save the changes바카라 사이트� displays. You will be taken back to the spreadsheet
Note: If you need to create check sheets for another due date, select the next payment due date you wish to create check sheets for then repeat until all the check sheets have been produced for all the required due dates.
return to the guidance you were previously following.

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Step 15

Open 바카라 사이트楤AU Database바카라 사이트�

If you are refusing or rejecting a 바카라 사이트楤AU바카라 사이트� payment

select 바카라 사이트楽earch Database바카라 사이트�
enter customer바카라 사이트檚 NINO
select 바카라 사이트楩ind바카라 사이트�
select 바카라 사이트楨dit Highlighted Row바카라 사이트�
enter today바카라 사이트檚 date in 바카라 사이트榙ate Closed바카라 사이트� field
select 바카라 사이트極K바카라 사이트�
return to the guidance you were previously following.

If you are authorising a 바카라 사이트楤AU바카라 사이트� payment

once all amendments to the 바카라 사이트楶re-payment바카라 사이트� check list have been completed on the database
select 바카라 사이트楳anage Payments바카라 사이트�
select appropriate 바카라 사이트楾ab바카라 사이트� 바카라 사이트楥ash Cheques바카라 사이트� or 바카라 사이트楤acs바카라 사이트� dependant on payments to be authorise.
select payment 바카라 사이트楧ue Date바카라 사이트�
Note: You can only highlight one date at a time to be authorised.
select 바카라 사이트業ssue Payment바카라 사이트� highlighted in red. This will create the R92TC range in the top left corner of the payment management screen.
make a note of the authorisation details as you will need these for your records
- 바카라 사이트楧ue Date바카라 사이트�
- total payment
- type of payment
- batch number
- R92TC serial range.
  Note: An excel spreadsheet will then be created with all the necessary information for RF Worthing to issue the payment.
select 바카라 사이트極K바카라 사이트�. The 바카라 사이트榃orthing Bacs or Cheques바카라 사이트� folder opens with the 바카라 사이트楨xcel Spreadsheet바카라 사이트� displayed. The spreadsheet contains the
- spreadsheet number
- first and last R92 number
- creation date
  Note: You will need to repeat this step to authorise each payment, selecting 바카라 사이트榃orthing Bacs바카라 사이트� or 바카라 사이트榃orthing Cheques바카라 사이트� as appropriate.
  then once all payment have been authorised
place the excel spreadsheets in the 바카라 사이트楾CO Payment Requests CAF바카라 사이트�
- minimise the 바카라 사이트楳anual Payments BAU Database바카라 사이트�
- re-open the 바카라 사이트榃orthing Bacs바카라 사이트� or 바카라 사이트榃orthing Cheques바카라 사이트� folder
- drag a copy of the 바카라 사이트楨xcel바카라 사이트� spreadsheet from either the 바카라 사이트榃orthing Bacs바카라 사이트� or 바카라 사이트榃orthing Cheques바카라 사이트� folder to the 바카라 사이트楾CO Payment Requests CAF바카라 사이트�
- move the 바카라 사이트楨xcel바카라 사이트� spreadsheet in either the 바카라 사이트榃orthing Bacs바카라 사이트� or 바카라 사이트榃orthing Cheques바카라 사이트� folder into the 바카라 사이트楥ompleted Sheets바카라 사이트� file
- close all the folders
- maximise the 바카라 사이트楳anual Payments BAU Database바카라 사이트�
email RF Worthing to notify them that the payments to be made are in the 바카라 사이트楥AF바카라 사이트� awaiting action
take no further action.

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Step 16

Note:听From April 2017 URP바카라 사이트檚 can only be paid by Bacs. Payment can be made in one lump sum as there is no maximum restriction, only a minimum restriction of 拢1.00.

Update 바카라 사이트楿RP바카라 사이트� spreadsheet with the payment details

select 바카라 사이트極K바카라 사이트�. You will be taken back to the 바카라 사이트楿ser Requested Payment바카라 사이트� screen
select 바카라 사이트楻equest Payt바카라 사이트�. You will be taken to the 바카라 사이트楿ser Requested Payment Detail바카라 사이트� screen
enter the CTC and/or WTC amounts from the 바카라 사이트楻equested Payments Check Sheet바카라 사이트� in the relevant CTC and/or WTC amount fields
select the payment reason from the 바카라 사이트楻eason For Payment바카라 사이트� field
Note: If the default payee for either tax credits is not displayed, select the appropriate payee from the 바카라 사이트楶ayment Recipient바카라 사이트� field.
Note: If the payee on the tax credits computer differs from the payee on the 바카라 사이트楻equested Payments Check Sheet바카라 사이트�, amend the details on the check sheet to match the details on the tax credits computer.
select 바카라 사이트極K바카라 사이트�. You will be taken back to the 바카라 사이트楿ser Requested Payment바카라 사이트� screen
check that the requested payment details are correct
Note: If you want to make changes to a 바카라 사이트楿RP바카라 사이트� you will have to cancel out of the screen and re-request the payment. Any other requests you have made will need to be re-requested also.
Note: If you need to request further payments, repeat the above.
select 바카라 사이트極K바카라 사이트�
select the payment completed checkbox on the 바카라 사이트楿RP바카라 사이트� check sheet.
Note: The payment will then go to the 바카라 사이트楿RP Authorisers Team바카라 사이트� for authorisation.
return to the guidance you were previously following.

Tax Credits Manual

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Step 1

Step 2

Step 3

Step 4

Step 5

Step 6

Step 7

Step 8

Step 9

Step 10

Step 11

Step 12

Step 13

Step 14

Step 15

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