Policy paper

Polisi Preifatrwydd Cais Testun i Weld Gwybodaeth

Updated 5 July 2018

Amdanom ni

1.1 Mae바카라 사이트檙 Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) yn helpu cyflogwyr i wneud penderfyniadau recriwtio diogelach ac atal pobl anaddas rhag gweithio 芒 grwpiau bregus, gan gynnwys plant.

2. Am y polisi hwn

2.1 Mae바카라 사이트檙 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn caniat谩u ichi wneud cais i바카라 사이트檙 DBS am gop茂au o바카라 사이트檙 holl wybodaeth bersonol rydym yn ei dal amdanoch chi. Adnabyddir hyn fel Cais Testun i Weld Gwybodaeth.

2.2 Mae바카라 사이트檙 Polisi Preifatrwydd hwn yn berthnasol i bob unigolyn sy바카라 사이트檔 gwneud Cais Testun i Weld Gwybodaeth i바카라 사이트檙 DBS, oni nodir yn wahanol.

2.3 Mae바카라 사이트檙 polisi yn dweud wrthych beth yw바카라 사이트檆h hawliau fel unigolyn pa fyddwch yn gofyn am gopi o바카라 사이트檙 holl wybodaeth mae바카라 사이트檙 DBS yn ei ddal o dan Erthygl 15 GDPR, pam mae angen inni wirio바카라 사이트檆h hunaniaeth, beth fyddwn ni바카라 사이트檔 ei wneud 芒 hi a beth allwch chi ei ddisgwyl gennym. Mae hefyd yn dweud wrthych sut gallwch gael copi o unrhyw wybodaeth bersonol gallwn ddal amdanoch chi. Gelwir hyn, fel y crybwyllwyd uchod, yn Cais Testun i Weld Gwybodaeth. Mae gennym Bolis茂au Preifatrwydd eraill sy바카라 사이트檔 cynnwys ein swyddogaethau statudol eraill. Gellid cael mynediad atynt yma.

3. Sut byddwn ni바카라 사이트檔 defnyddio바카라 사이트檙 wybodaeth rydych chi바카라 사이트檔 ei darparu inni?

3.1 Byddwn yn gwirio바카라 사이트檆h hunaniaeth i brosesu er mwyn:

• chwilio ein systemau a chofnodion clerigol i ganfod unrhyw wybodaeth gallem ei dal amdanoch chi
• paratoi바카라 사이트檙 wybodaeth i바카라 사이트檞 hanfon atoch chi. Bydd yr wybodaeth hon eisoes wedi ei dal. Ni fyddwn yn ail-brosesu바카라 사이트檆h gwybodaeth i greu unrhyw gofnodion neu gynhyrchion newydd

4. Pam fyddai바카라 사이트檙 DBS yn dal fy ngwybodaeth bersonol?

4.1 Y rhesymau mwyaf cyffredin y byddwn yn dal eich gwybodaeth yw os ydych:

• wedi defnyddio o바카라 사이트檙 blaen neu바카라 사이트檔 defnyddio gwasanaeth Datgelu i gael tystysgrif DBS
• wedi바카라 사이트檆h atgyfeirio at y DBS gan gyflogwr neu gorff rheoleiddio, sy바카라 사이트檔 golygu y bydd y DBS yn ystyried eich ychwanegu at restr waharddedig ar gyfer plant ac/neu oedolion
• wedi바카라 사이트檆h cynnwys fel dioddefwr neu dyst a enwir mewn atgyfeiriad gwahardd (bydd angen ichi ddweud wrthym enw바카라 사이트檙 person a atgyfeirir)
• wedi바카라 사이트檆h rhybuddio neu바카라 사이트檆h collfarnu o drosedd berthnasol gwaharddiad awtomatig sy바카라 사이트檔 arwain y DBS i바카라 사이트檆h ystyried am gynhwysiad ar un rhestr neu바카라 사이트檙 ddwy restr wahardd isi Preifatrwydd Cais Testun i Weld Gwybodaeth F3.0
• wedi ceisio o바카라 사이트檙 blaen neu rydych yn y broses o geisio i fod yn gyd-lofnodwr arweiniol neu gyd-lofnodwr sefydliad a gofrestrir 芒바카라 사이트檙 DBS i brosesu ceisiadau safonol ac uwch
• wedi ceisio o바카라 사이트檙 blaen neu rydych yn y broses o geisio i fod yn swyddog atebol gyda sefydliad cyfrifol a sefydlwyd i gyflwyno ceisiadau sylfaenol
• rydych yn neu wedi bod yn gyflogai바카라 사이트檙 DBS, Biwro Cofnodion Troseddol neu Awdurdod Diogelu Annibynnol
• wedi바카라 사이트檆h cynnwys mewn cynnal swyddogaethau yn gysylltiedig ag arian i sefydliadau sy바카라 사이트檔 defnyddio바카라 사이트檔 gwasanaeth ni
• wedi바카라 사이트檆h cynnwys mewn cyflenwi gwasanaethau dan gontract

Nid yw hyn yn set gyfyngedig o amgylchiadau a byddwn yn chwilio drwy ein holl systemau a chofnodion i wirio am wybodaeth ar gyfer pob cais testun i weld gwybodaeth.

5. Pwy yw바카라 사이트檙 rheolwr data?

5.1 Y DBS yw바카라 사이트檙 rheolwr data o wybodaeth a ddelir gan y DBS at ddibenion GDPR. Mae rheolwr data바카라 사이트檔 pennu바카라 사이트檙 pwrpasau am, a sut mae unrhyw ddata personol i바카라 사이트檞 brosesu (un ai yn unigol neu ar y cyd neu바카라 사이트檔 gyffredin ag eraill).

5.2 Rydym 芒바카라 사이트檙 cyfrifoldeb am ddiogelwch a sicrwydd yr holl ddata rydym yn ei ddal.

6. Pwy yw바카라 사이트檙 proseswyr data?

6.1 Unrhyw ddarparwr sy바카라 사이트檔 gweithio ar ran y DBS yw un o바카라 사이트檔 proseswyr data. Mae prosesydd data바카라 사이트檔 unrhyw sefydliad sy바카라 사이트檔 prosesu data ar ran y DBS. Rydym yn gwneud yn si诺r bod ein proseswyr data바카라 사이트檔 cydymffurfio 芒 phob gofyniad perthnasol o dan y gyfraith diogelu data. Diffinnir hyn yn y trefniadau cytundebol.

7. Cysylltu 芒바카라 사이트檙 Swyddog Diogelu Data

7.1 Gellir cysylltu 芒 Swyddog Diogelu Data y DBS, Elaine Carlyle dros y ff么n ar 0151 676 1154, drwy e-bost yn dbsdataprotection@dbs.gov.uk neu drwy ysgrifennu at:

Swyddog Diogelu Data y DBS
Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
BP 165
Lerpwl
L69 3JD

8. Beth allwch ei ddisgwyl gennym ni?

8.1 Rydym yn anelu at ddarparu chi 芒 chopi o바카라 사이트檙 wybodaeth rydym yn ei dal amdanoch chi oddi mewn i un mis calendr o dderbyn cais dilys.

8.2 Mewn amgylchiadau prin ble na allwn gwrdd 芒바카라 사이트檙 llinell derfyn honno, byddwn yn cysylltu 芒 chi oddi fewn i바카라 사이트檙 mis calendr hwnnw i ddweud wrthych y rhesymau pam a rhoi dyddiad realistig o ba bryd byddwn yn darparu바카라 사이트檙 wybodaeth. Dylai hyn fod dim hwy na 3 mis o ddyddiad gwreiddiol cais dilys.

8.3 Byddwn yn anfon copi o바카라 사이트檙 holl wybodaeth rydym yn ei dal arnoch chi. Bydd unrhyw wybodaeth trydydd parti yn cael ei olygu oni bai bod gennym gydsyniad gan y trydydd parti i바카라 사이트檞 darparu.

8.4 Rydym yn cadw바카라 사이트檙 hawl i godi ffi weinyddol a byddwn yn eich hysbysu o hyn.

8.5 Lle bo바카라 사이트檔 bosibl, byddwn yn darparu바카라 사이트檆h gwybodaeth yn electronig, pe baech yn dymuno. Dywedwch wrthym ni a ydych eisiau바카라 사이트檙 wybodaeth yn electronig.

9. Beth allwch chi ei wneud os ydych yn credu bod yr wybodaeth mae바카라 사이트檙 DBS yn ei dal yn anghywir?

9.1 Os ydych yn anfodlon 芒바카라 사이트檙 ffordd mae바카라 사이트檆h cais testun i weld gwybodaeth wedi ei brosesu codwch pryder gyda Swyddog Diogelu Data y DBS gan ddefnyddio바카라 사이트檙 manylion cyswllt yn 7.1.

9.2 Os ydych yn credu bod y data a gynhwysir yn eich gwybodaeth cais testun yn anghywir, yna cwblhewch y ffurflen a oedd yn eich pecyn cais testun a바카라 사이트檌 dychwelyd at y DBS.

9.3 Os ydych yn credu bod y data a gynhwysir yn y ffurf brintiedig o바카라 사이트檆h gwybodaeth gysylltiedig 芒바카라 사이트檆h datgeliad yn anghywir, dylech godi cwyn yn hytrach na phryder. Gweler canllaw yma ar sut i godi cwyn.

9.4 Os dymunech herio gwybodaeth a ddelir ar yr atgyfeiriad gwahardd, cysylltwch 芒 ni ar 03000 200 190.

9.5 Lle darparwyd yr wybodaeth atgyfeirio gwahardd i바카라 사이트檙 DBS gan barti arall anfonir y cais hwn ymlaen at y parti gwreiddiol perthnasol a dylech gysylltu 芒 nhw바카라 사이트檔 uniongyrchol. Byddant yn cael eu gofyn i ystyried y cais i gywiro바카라 사이트檙 wybodaeth e.e. os yw바카라 사이트檆h cais yn berthnasol i ddatganiad gan gyflogwr, cofnodion strategaeth neu Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu (PNC).

10. Gyda phwy fyddwn ni바카라 사이트檔 rhannu바카라 사이트檆h cais testun i weld gwybodaeth?

10.1 Byddwn ond yn rhannu바카라 사이트檆h gwybodaeth 芒 thrydydd parti os ydych yn ysgrifennu atom ac yn rhoi바카라 사이트檆h cydsyniad inni ei ddarparu i rywun arall.

11. Lle storir fy nghais testun i weld gwybodaeth?

11.1 Delir eich gwybodaeth ar ffeiliau papur a chyfrifiadurol diogel, sydd 芒 mynediad cyfyngedig. Lle delir eich gwybodaeth ar ffurf bapur mae gennym storfa ddiogel ar y safle a phrosesau ar gyfer hyn. Mae pob un o바카라 사이트檔 systemau TG yn ddarostyngedig i achrediad ffurfiol yn unol 芒 pholisi Llywodraeth ei Mawrhydi (HMG). Maent hefyd yn alinio 芒바카라 사이트檙 diogelwch sydd ei angen oddi mewn i GDPR i ddiogelu rhag prosesu anawdurdodedig neu anghyfreithlon.

12. Pa mor hir fydd y DBS yn cadw fy nghais testun i weld gwybodaeth?

12.1 Rydym yn gweithredu Polisi Cadw Data i sicrhau na chedwir data바카라 사이트檔 hwy nac sydd angen. Bydd eich cais testun i weld gwybodaeth a gwaith papur yn cael ei ddinistrio ar 么l chwe mis. Fodd bynnag, bydd gwybodaeth a oedd yn poblogi gwaith papur y cais testun yn cael ei ddal ar y system wreiddiol neu ffeiliau clerigol am gyfnod a bennir gan ein Polisi Cadw Data.

12.2 Mae바카라 사이트檙 Swyddfa Gartref wedi gosod cyfyngiad ar ddinistrio gwybodaeth oherwydd yr Ymchwiliad Annibynnol i Gam-drin Plant yn Rhywiol (IICSA) sy바카라 사이트檔 mynd rhagddo. I gydymffurfio 芒 Pholisi Cadw Data바카라 사이트檙 DBS a바카라 사이트檙 cyfyngiad, mae바카라 사이트檙 DBS wedi cytuno 芒 Swyddfa바카라 사이트檙 Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) i farcio gwybodaeth berthnasol ar gyfer ei dinistrio바카라 사이트檔 ddiogel a gosod yr wybodaeth hon tu allan i reolaeth weithredol. Bydd ond yn cael ei darparu i IICSA yn dilyn cais cyfreithiol.

13. Ein staff a바카라 사이트檔 systemau

13.1 Mae ein holl staff, darparwyr a chontractwyr wedi eu fetio바카라 사이트檔 gan Uned Ddiogelwch y Swyddfa Gartref cyn dechrau gweithio. Mae pob aelod o바카라 사이트檙 staff wedi eu hyfforddi mewn diogelwch data ac yn ymwybodol o바카라 사이트檜 cyfrifoldebau mewn perthynas 芒 diogelwch data. Adnewyddir hyn yn flynyddol. Rydym yn cynnal gwiriadau cydymffurfio ar bob adran a system o바카라 사이트檙 DBS ac ymgymrir 芒 gwiriadau diogelwch parhaus ar ein systemau TG.

14. Mae gennych yr hawl i wneud cwyn i바카라 사이트檙 DBS a바카라 사이트檙 ICO

14.1 Os dymunwch wneud cwyn at y DBS mewn perthynas 芒바카라 사이트檙 ffordd yr ydym wedi prosesu바카라 사이트檆h gwybodaeth bersonol gallwch gwyno wrth y Swyddog Diogelu Data trwy바카라 사이트檙 manylion cyswllt yn Adran 7. Os ydych yn parhau i fod yn anfodlon gyda바카라 사이트檙 ymateb a dderbyniwyd, mae gennych yr hawl i gyflwyno cwyn gyda바카라 사이트檙 ICO yn y cyfeiriad canlynol:

Swyddfa바카라 사이트檙 Comisiynydd Gwybodaeth
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Sir Gaer
SK9 5AF

15. Hysbysiad o newidiadau

15.1 Os ydym yn penderfynu newid ein polisi preifatrwydd, byddwn yn ychwanegu fersiwn newydd i바카라 사이트檔 safle gwe.