Canllawiau

Cyfarfodydd elusennau

Diweddarwyd 19 Gorffennaf 2024

Yn berthnasol i Gymru a Loegr

Rheolau ar gyfer cyfarfodydd elusen

Mae cyfarfodydd elusen yn ffordd i chi, yr ymddiriedolwyr eraill, ac aelodau바카라 사이트檆h elusen (os oes gan eich elusen aelodau) ddod ynghyd i wneud penderfyniadau am eich elusen.

Rydych chi a바카라 사이트檙 ymddiriedolwyr eraill yn gyfrifol ar y cyd am redeg eich elusen yn briodol. Mae바카라 사이트檔 rhaid i chi:

• cydymffurfio 芒 gofynion y gyfraith elusennau a deddfau eraill sy바카라 사이트檔 berthnasol i바카라 사이트檆h math chi o elusen
• dilyn yr hyn y mae eich dogfen lywodraethol yn ei ddweud am sut mae바카라 사이트檔 rhaid i chi gynllunio, rhedeg, a chadw cofnod o gyfarfodydd

Os nad yw eich dogfen lywodraethu yn nodi manylion am gyfarfodydd, dylech sicrhau bod pawb yn eich cyfarfod yn gallu gweld a chlywed ei gilydd. Mae hyn yn seiliedig ar y diffiniad a dderbynnir fwyaf eang o gyfarfod dilys, a dylech ddilyn y rheol hon o leiaf.

Bydd hyn yn helpu i sicrhau bod penderfyniadau a wnewch am eich elusen mewn cyfarfodydd yn ddilys.

Dylech ddiwygio바카라 사이트檆h dogfen lywodraethu i wneud yn si诺r bod ganddi바카라 사이트檙 holl reolau sydd eu hangen arnoch i gynnal cyfarfodydd. Er enghraifft, i바카라 사이트檆h galluogi i gynnal cyfarfodydd rhithwir a hybrid.

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am reolau eich elusen ynghylch cyfarfodydd, megis:

• sut mae바카라 사이트檔 rhaid i chi gynllunio, rhedeg a chadw cofnod o gyfarfodydd
• a oes rhaid i chi gynnal cyfarfodydd wyneb yn wyneb, neu a allwch gynnal cyfarfodydd rhithwir a hybrid
• nifer neu ganran y bobl sydd 芒 hawl i fynychu바카라 사이트檙 cyfarfod y mae바카라 사이트檔 rhaid iddynt fod yn bresennol ynddo i wneud penderfyniadau dilys (a elwir yn 바카라 사이트渃worwm바카라 사이트�)
• y mathau o gyfarfodydd y mae바카라 사이트檔 rhaid i바카라 사이트檆h elusen eu cynnal, er enghraifft cyfarfodydd ymddiriedolwyr a chyfarfodydd cyffredinol blynyddol (CCB)
• pwy all bleidleisio mewn gwahanol fathau o gyfarfodydd, a sut
• y nifer lleiaf o gyfarfodydd y mae바카라 사이트檔 rhaid i바카라 사이트檆h elusen eu cynnal bob blwyddyn
• a allwch chi gyflawni busnes elusen mewn ffyrdd eraill, er enghraifft dros y ff么n, gan gynnwys gwneud penderfyniadau

Gwiriwch a yw바카라 사이트檙 rheolau hyn mewn dogfen elusen arall, fel rheolau sefydlog, rheolau neu is-ddeddfau. Yn y canllaw hwn, pan fyddwn yn cyfeirio at reolau yn eich dogfen lywodraethu, rydym yn golygu rheolau yn eich dogfen lywodraethu a/neu mewn un neu fwy o바카라 사이트檙 dogfennau hyn.

Rhaid i chi wneud y pethau hyn yn union fel y mae eich dogfen lywodraethu yn ei ddweud. Os na wnewch chi, gallai unrhyw benderfyniadau a wnewch fod yn annilys:

Diwygio rheolau바카라 사이트檆h elusen ynghylch cyfarfodydd

Dylech ddiwygio eich dogfen lywodraethol os:

• nid yw바카라 사이트檔 dweud dim am gyfarfodydd
• nid yw바카라 사이트檔 rhoi digon o fanylion am gyfarfodydd, er enghraifft rheolau ynghylch sut i bleidleisio mewn cyfarfodydd
• mae ganddo reolau nad ydynt bellach yn ymarferol

Gall hyn helpu eich elusen i weithio바카라 사이트檔 effeithiol yn y dyfodol. Fel arfer nid oes angen awdurdod y Comisiwn Elusennau arnoch i wneud y newidiadau hyn.

Dylech sicrhau bod eich dogfen lywodraethu yn glir ynghylch y ffyrdd y gallwch gynnal cyfarfodydd. Os ydych am gynnal cyfarfodydd rhithwir neu hybrid, dylech ddiwygio바카라 사이트檆h dogfen lywodraethu fel ei bod yn caniat谩u i chi wneud hynny바카라 사이트檔 benodol. Er enghraifft:

• drwy newid y diffiniad o 바카라 사이트榞yfarfod바카라 사이트� yn eich dogfen lywodraethol i gynnwys cyfarfodydd rhithwir neu hybrid, neu
• drwy ychwanegu cymal newydd neu ddiwygio cymal sy바카라 사이트檔 bodoli eisoes i바카라 사이트檆h galluogi i gyfarfod yn rhithwir neu mewn cyfarfodydd hybrid yn ogystal ag yn bersonol

Dylech wirio eich dogfen lywodraethu am gymalau eraill y mae angen ichi eu newid er mwyn eich galluogi i gynnal cyfarfodydd rhithwir a hybrid. Er enghraifft, cymalau sy바카라 사이트檔 dweud sut mae바카라 사이트檔 rhaid i chi roi hysbysiad o gyfarfodydd neu sut mae바카라 사이트檔 rhaid i chi gynnal pleidleisiau.

Sicrhewch fod gan eich dogfen lywodraethol yr holl reolau yngl欧n 芒 chyfarfodydd y mae바카라 사이트檙 gyfraith yn gofyn amdanynt. Gallwch ddefnyddio ein [dogfennau llywodraethu enghreifftiol] (/government/publications/setting-up-a-charity-model-governing-documents) fel canllaw.

Ceisiwch gyngor proffesiynol os nad ydych yn si诺r am y camau cywir i바카라 사이트檞 dilyn.

Darganfod sut i wneud newidiadau i ddogfen lywodraethol eich elusen

Rheolau a rheoliadau eraill

Cymerwch gamau rhesymol i gael gwybod am rheolau cyfreithiol am gyfarfodydd sy바카라 사이트檔 berthnasol i바카라 사이트檆h math chi o elusen.

Ceisiwch gyngor proffesiynol os nad ydych yn si诺r am y camau cywir i바카라 사이트檞 dilyn.

Ffyrdd y gallwch gynnal cyfarfodydd elusen

Gallwch gynnal cyfarfodydd mewn gwahanol ffyrdd:

• cyfarfod wyneb yn wyneb - lle mae pawb yn cyfarfod yn gorfforol yn yr un lle
• rhithwir 바카라 사이트� lle mae pawb yn ymuno 芒바카라 사이트檙 cyfarfod yn electronig
• cyfarfod 바카라 사이트榟ybrid바카라 사이트� 바카라 사이트� lle mae rhai pobl yn cyfarfod wyneb yn wyneb, ac eraill yn ymuno 芒바카라 사이트檙 cyfarfod yn rhithiol

Cyfarfodydd rhithwir a hybrid

Mae cyfarfodydd rhithwir a hybrid yn ffordd ddefnyddiol a chost-effeithiol o gynnal busnes elusen os, er enghraifft:

• mae바카라 사이트檙 rhai sydd 芒 hawl i fynychu바카라 사이트檙 cyfarfod yn byw ymhell oddi wrth ei gilydd
• mae ymddiriedolwyr neu aelodau ag anableddau sy바카라 사이트檔 golygu ei bod yn anodd mynychu cyfarfodydd wyneb yn wyneb
• mae angen i chi wneud penderfyniad brys

Mae technoleg yn caniat谩u i바카라 사이트檙 rhai sy바카라 사이트檔 mynychu cyfarfod yn rhithwir weld a chlywed ei gilydd trwy ddefnyddio camer芒u a meicroffonau ar ddyfeisiau fel cyfrifiaduron bwrdd gwaith, gliniaduron, tabledi a ffonau clyfar.

Os ydych am gynnal cyfarfodydd rhithwir a hybrid, dylech diwygio eich dogfen lywodraethol fel ei bod yn dweud yn benodol y gallwch gynnal cyfarfodydd yn y ffordd honno. Dylai eich dogfen lywodraethol hefyd ddweud:

• os gall eich holl gyfarfodydd elusennol fod yn rhithwir neu바카라 사이트檔 hybrid, neu, er enghraifft, a ddylai o leiaf un y flwyddyn fod wyneb yn wyneb
• sut y byddwch yn rhoi rhybudd o gyfarfodydd rhithwir a hybrid
• sut y byddwch yn cynnal pleidleisiau mewn cyfarfodydd rhithwir a hybrid
• sut y gallwch ohirio cyfarfodydd rhithwir a hybrid

Bydd hyn yn eich helpu i wneud penderfyniadau dilys.

Dylai fod gennych bolisi ar wah芒n sy바카라 사이트檔 dweud sut y gall pobl mewn cyfarfodydd rhithwir a hybrid ofyn cwestiynau, ymuno yn y ddadl, a sut y byddwch yn rhannu ac yn arddangos dogfennau fel penderfyniadau.

Dylech feddwl am yr hyn y byddwch yn ei wneud os bydd y rhai sy바카라 사이트檔 mynychu바카라 사이트檙 cyfarfod yn rhithwir yn profi problemau technoleg. Er enghraifft, fe allech chi:

• parhau 芒바카라 사이트檙 cyfarfod os yw바카라 사이트檙 isafswm o bobl sydd eu hangen ar gyfer y cyfarfod yn dal i fod yn bresennol (a elwir yn 바카라 사이트榗worwm바카라 사이트�)
• gohirio y cyfarfod

Dylech nodi hyn fel rheol yn eich dogfen lywodraethu.

Mae gan y Sefydliad Llywodraethu Siartredig ganllawiau i gwmn茂au ar . Gall y canllaw hwn fod yn ddefnyddiol i elusennau nad ydynt yn gwmn茂au hefyd.

Cynnal busnes elusennol mewn ffyrdd eraill

Gwiriwch a yw eich dogfen lywodraethol yn caniat谩u i chi gyflawni busnes elusen mewn ffyrdd eraill, er enghraifft dros y ff么n, e-bost, neu ar apiau negeseua.

Os yw eich dogfen lywodraethu neu바카라 사이트檙 gyfraith yn dweud bod rhaid i chi gynnal cyfarfod i wneud rhai penderfyniadau, rhaid i chi ddilyn y rheolau yn eich dogfen lywodraethu am gyfarfodydd.

Os nad yw eich dogfen lywodraethu yn nodi manylion am gyfarfodydd, dylech sicrhau bod pawb yn eich cyfarfod yn gallu gweld a chlywed ei gilydd.

Os na wnewch hynny, efallai na fydd unrhyw benderfyniadau a wnewch yn ddilys.

Mathau o gyfarfodydd elusennol

Mae바카라 사이트檙 rhan fwyaf o gyfarfodydd elusennau yn gyfarfodydd ymddiriedolwyr. Maent yn cynnwys chi a바카라 사이트檙 ymddiriedolwyr eraill yn trafod y prif faterion sy바카라 사이트檔 wynebu바카라 사이트檙 elusen, gan gynnwys:

• ei sefyllfa ariannol
• sut mae바카라 사이트檔 cyflawni ei ddibenion
• unrhyw risgiau y mae바카라 사이트檙 elusen yn eu hwynebu

Mae gan rai elusennau fel Sefydliadau Corfforedig Elusennol (CIO), cwmn茂au elusennol a chymdeithasau anghorfforedig aelodaeth bleidleisio ar wah芒n. Bydd eich dogfen lywodraethol yn dweud wrthych:

• os oes gan eich elusen aelodau
• a oes rhaid i chi gynnal cyfarfodydd aelodau, a sut
• penderfyniadau y mae바카라 사이트檔 rhaid i바카라 사이트檆h aelodau eu gwneud

Fel arfer, rhaid i elusennau aelodaeth gynnal o leiaf un cyfarfod cyffredinol y flwyddyn: dyma바카라 사이트檙 CCB neu바카라 사이트檙 cyfarfod cyffredinol blynyddol.

Rhaid i chi hefyd ddilyn unrhyw rheolau cyfreithiol sy바카라 사이트檔 berthnasol i바카라 사이트檆h math chi o elusen.

Gwiriwch a oes gan eich dogfen lywodraethol reolau gwahanol ar gyfer cyfarfodydd ymddiriedolwyr a chyfarfodydd cyffredinol.

Gwnewch yn si诺r eich bod yn dilyn y rheolau cywir ar gyfer y math o gyfarfod rydych yn ei gynnal.

Cyfarfodydd ymddiriedolwyr

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen am fanylion am y nifer lleiaf o weithiau y mae바카라 사이트檔 rhaid i chi a바카라 사이트檙 ymddiriedolwyr eraill gynnal cyfarfod bob blwyddyn.

Rhaid i chi gyfarfod mor aml ag y mae eich dogfen lywodraethol yn ei ddweud a dylech gyfarfod yn amlach os ydych yn meddwl bod hyn yn angenrheidiol i gyflawni바카라 사이트檆h dyletswyddau.

Os nad yw eich dogfen lywodraethol yn nodi isafswm, rydym yn argymell eich bod yn cynnal o leiaf dau gyfarfod ymddiriedolwyr y flwyddyn.

Rydych chi a바카라 사이트檙 ymddiriedolwyr eraill yn gydgyfrifol am yr holl benderfyniadau a wneir 바카라 사이트� ac mae hyn yn wir hyd yn oed os ydych:

• heb fynychu cyfarfod
• wedi mynychu cyfarfod ond heb gymryd rhan mewn penderfyniad
• wedi pleidleisio yn erbyn penderfyniad

Rhaid i chi a바카라 사이트檙 ymddiriedolwyr eraill:

• cefnogi penderfyniadau dilys a wneir mewn cyfarfod, a
• sicrhau bod penderfyniadau바카라 사이트檔 cael eu gwneud

Pwy all fynychu cyfarfodydd ymddiriedolwyr

Gallwch wahodd pobl heblaw ymddiriedolwyr i바카라 사이트檆h cyfarfod ymddiriedolwyr, gan gynnwys:

• cynghorwyr proffesiynol i바카라 사이트檆h helpu i ddeall materion technegol mewn meysydd fel y gyfraith, cyfrifon, neu fuddsoddiadau
• buddiolwyr eich elusen i roi gwybodaeth i chi o safbwynt defnyddwyr gwasanaeth
• gofalwr i fynd gydag ymddiriedolwr ag anabledd

Os yw바카라 사이트檆h elusen yn cyflogi staff, gallwch eu gwahodd i gyfarfodydd ymddiriedolwyr i adrodd ar weithgareddau, rhoi cyngor neu gymryd cofnodion. Er enghraifft, os oes gennych brif weithredwr, bydd fel arfer yn dod i gyfarfod i roi diweddariad ac ateb cwestiynau.

Dylai unrhyw un a wahoddir i바카라 사이트檆h cyfarfod ymddiriedolwyr fod yn bresennol i drafod eitemau perthnasol yr agenda yn unig.

Rhaid i chi sicrhau mai dim ond ymddiriedolwyr sy바카라 사이트檔 cael eu cyfrif tuag at y cworwm sydd ei angen arnoch i wneud penderfyniadau dilys mewn cyfarfod ymddiriedolwyr.

Elusennau ag aelodaeth bleidleisio ar wah芒n

Rhaid i gwmn茂au elusennol a CIOs gadw cofrestr o aelodau. Dylai mathau eraill o elusen gadw cofrestr hefyd os oes ganddynt aelodau. Bydd hyn yn eich helpu i nodi pwy yw aelodau바카라 사이트檆h elusen.

Gall dogfen lywodraethol eich elusen ddweud pwy sydd 芒 hawl i fod yn aelod elusen. Gall hefyd ddweud pa sefydliadau sy바카라 사이트檔 aelodau o바카라 사이트檙 elusen.

Gwiriwch gofnodion eich elusen i ddeall pwy yw바카라 사이트檙 aelodau presennol, a phwy i gysylltu 芒 nhw mewn unrhyw sefydliad sy바카라 사이트檔 aelod.

Cyfarfodydd cyffredinol blynyddol (CCB)

Os oes aelodaeth bleidleisio ar wah芒n gan eich elusen, dylai eich dogfen lywodraethol nodi rheolau ynghylch CCB y mae바카라 사이트檔 rhaid i chi eu dilyn. Rhaid i chi hefyd ddilyn unrhyw reolau cyfreithiol sy바카라 사이트檔 berthnasol i바카라 사이트檆h math chi o elusen.

Mae바카라 사이트檙 Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol yn gyfle i chi:

• rhoi바카라 사이트檙 wybodaeth ddiweddaraf i aelodau am berfformiad a chyflawniadau바카라 사이트檙 elusen yn ystod y flwyddyn ddiwethaf
• cyflwyno cyfrifon blynyddol yr elusen ac adroddiad blynyddol yr ymddiriedolwyr
• ymdrin ag unrhyw fusnes arall, megis penodi ymddiriedolwyr newydd

Mae바카라 사이트檙 CCB hefyd yn lle y gall yr aelodau ofyn cwestiynau i chi am sut mae바카라 사이트檙 elusen yn cael ei rhedeg.

Gwiriwch a yw eich dogfen lywodraethol yn nodi pa fusnes y mae바카라 사이트檔 rhaid i chi ei gyflawni mewn Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol.

Dylai cadeirydd y CCB egluro i바카라 사이트檙 aelodau pa bleidleisiau (os o gwbl) sy바카라 사이트檔 rhwymo바카라 사이트檙 ymddiriedolwyr.

Dylai eich dogfen lywodraethol hefyd ddweud wrthych pryd i gynnal y CCB a faint o rybudd y mae angen i chi ei roi. Os nad ydyw, dylech roi rhybudd rhesymol, megis o leiaf 3 wythnos.

Dylech gofnodi pa aelodau sy바카라 사이트檔 mynychu Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol. Er enghraifft, trwy lofnodi cofrestr. Ar gyfer cyfarfodydd rhithwir a hybrid, dylech gadw cofnod electronig o바카라 사이트檙 bobl sy바카라 사이트檔 mynychu바카라 사이트檙 cyfarfod.

Ydy pob elusen yn cynnal CCB?

Gwiriwch a yw dogfen lywodraethol eich elusen yn dweud bod rhaid i chi gynnal CCB. Er enghraifft, mae바카라 사이트檔 ofynnol i rai elusennau neuadd bentref gynnal CCB ar gyfer pobl yn y gymuned leol sy바카라 사이트檔 defnyddio바카라 사이트檙 neuadd.

Gallwch gynnal CCB hyd yn oed os nad yw eich dogfen lywodraethol yn dweud bod rhaid i chi.

Os yw바카라 사이트檆h elusen yn gwmni, nid oes angen i chi gynnal CCB oni bai fod eich dogfen lywodraethol yn dweud bod rhaid i chi.

Mathau eraill o gyfarfodydd cyffredinol

Gall elusennau aelodaeth hefyd gynnal cyfarfodydd cyffredinol eithriadol neu gyfarfodydd cyffredinol arbennig os oes angen. Er enghraifft:

• i gyflawni unrhyw fusnes brys y mae바카라 사이트檔 rhaid i바카라 사이트檙 aelodau benderfynu arno, megis penderfyniad i newid dogfen lywodraethol eich elusen
• i ymgynghori 芒바카라 사이트檆h aelodau ar unrhyw benderfyniadau pwysig rydych yn eu gwneud, yn arbennig rhai a fydd yn effeithio arnynt

Dylai eich dogfen lywodraethol ddweud wrthych sut i alw바카라 사이트檙 mathau hyn o gyfarfodydd, er enghraifft, faint o rybudd y mae바카라 사이트檔 rhaid i chi ei roi.

Sut i alw cyfarfod elusen

Gwiriwch a oes gan eich dogfen lywodraethol reolau gwahanol ynghylch sut i alw cyfarfodydd ymddiriedolwyr a chyfarfodydd cyffredinol.

Gwnewch yn si诺r eich bod yn dilyn y rheolau cywir yn eich dogfen lywodraethol a, lle bo바카라 사이트檔 briodol, y gyfraith ar gyfer y math o gyfarfod rydych yn ei gynnal. Gall unrhyw gamgymeriadau olygu bod penderfyniadau a wnewch mewn cyfarfod yn annilys.

Fel arfer mae ysgrifennydd elusen yn gyfrifol am drefnu바카라 사이트檙 cyfarfod, gan gynnwys:

• galw바카라 사이트檙 cyfarfod
• cefnogi바카라 사이트檙 cadeirydd yn ystod y cyfarfod
• cymryd munudau

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am fanylion am r么l yr ysgrifennydd, megis:

• unrhyw gyfrifoldebau sydd ganddynt cyn, yn ystod ac ar 么l cyfarfodydd
• sut y c芒nt eu penodi

Nid oes gan rai elusennau ysgrifennydd swyddogol. Os yw hyn yn wir, gall rhywun arall fel ymddiriedolwr neu gyflogai gyflawni바카라 사이트檙 r么l yn eich cyfarfod.

Pwy all alw cyfarfod cyffredinol

Gallwch chi a바카라 사이트檙 ymddiriedolwyr eraill alw cyfarfod cyffredinol.

Gall eich dogfen lywodraethol ganiat谩u i aelodau바카라 사이트檆h elusen naill ai ofyn i chi alw cyfarfod cyffredinol, neu alw cyfarfod o바카라 사이트檙 fath eu hunain. Mae hyn fel arfer os oes gan eich aelodau bryderon ynghylch sut mae바카라 사이트檙 elusen yn cael ei rhedeg.

Bydd eich dogfen lywodraethol yn nodi바카라 사이트檙 broses y mae바카라 사이트檔 rhaid i aelodau ei dilyn a sut y cynhelir y cyfarfodydd cyffredinol hynny wedyn.

Os yw바카라 사이트檆h elusen yn gwmni elusennol, gall 5% o aelodau pleidleisio eich elusen ofyn i chi alw cyfarfod cyffredinol o dan y gyfraith cwmn茂au. Os bydd eich aelodau yn gofyn i chi alw cyfarfod cyffredinol, rhaid i chi:

• galw바카라 사이트檙 cyfarfod cyffredinol o fewn 21 diwrnod i gais yr aelodau, a
• cynnal y cyfarfod cyffredinol o fewn 28 diwrnod o anfon yr hysbysiad

Os nad ydych chi, fel ymddiriedolwyr, yn galw바카라 사이트檙 cyfarfod, mae gan aelodau바카라 사이트檆h elusen hawl gyfreithiol i alw바카라 사이트檙 cyfarfod eu hunain.

Rhoi rhybudd

Gall pob elusen roi hysbysiad o gyfarfodydd ymddiriedolwyr a chyffredinol (er enghraifft CCB) drwy바카라 사이트檙 post. Efallai y bydd eich dogfen lywodraethu hefyd yn caniat谩u ichi roi hysbysiad mewn ffyrdd eraill, megis trwy e-bost. Dim ond os yw ymddiriedolwyr ac aelodau eich elusen wedi cytuno y gallwch anfon hysbysiad atynt yn y ffyrdd eraill hyn y dylech wneud hyn.

Dylai바카라 사이트檙 hysbysiad ar gyfer eich cyfarfod gynnwys:

• dyddiad ac amser y cyfarfod
• y lleoliad neu바카라 사이트檙 platfform
• ar gyfer cyfarfodydd rhithwir a hybrid, manylion am sut y gall y rhai sydd 芒 hawl i fod yn bresennol ymuno 芒바카라 사이트檙 cyfarfod yn electronig, megis dolen

Dylech hefyd gynnwys unrhyw ddogfennau y mae angen i바카라 사이트檙 rhai sydd 芒 hawl i fod yn bresennol eu darllen cyn y cyfarfod, er enghraifft:

• agenda
• copi o gofnodion y cyfarfod blaenorol
• gwybodaeth ariannol berthnasol neu gyfrifon eich elusen
• unrhyw adroddiadau neu ddiweddariadau
• unrhyw benderfyniadau sy바카라 사이트檔 cael eu hystyried

Ar gyfer cyfarfodydd cyffredinol, dylech hefyd esbonio sut y gall aelodau eich elusen godi eu materion eu hunain a chynnig penderfyniadau.

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am reolau ynghylch y cyfnod rhybudd y mae바카라 사이트檔 rhaid i chi ei roi ar gyfer y math o gyfarfod rydych am ei gynnal. Mae hwn fel arfer yn gyfnod o ddiwrnodau neu wythnosau clir.

Nid yw cyfnod o ddiwrnodau neu wythnosau clir yn cynnwys y diwrnod y byddwch yn anfon yr hysbysiad na diwrnod y cyfarfod.

Os nad oes gan eich dogfen lywodraethol reolau am hyn, dylech:

• rhoi rhybudd rhesymol (cyfnod lleiaf o 3 wythnos)
• diwygio바카라 사이트檆h dogfen lywodraethol fel ei bod yn nodi cyfnodau rhybudd ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol

Os ydych yn rhoi hysbysiad o gyfarfod cyffredinol eithriadol neu gyfarfod cyffredinol arbennig, efallai y bydd yn rhesymol rhoi llai o rybudd na hyn.

Nid oes rhaid i chi roi rhybudd i ymddiriedolwyr neu aelodau nad oes ganddynt gyfeiriad yn y DU. Fodd bynnag, rydym yn argymell eich bod yn rhoi rhybudd i bawb sydd 芒 hawl i fynychu cyfarfod.

Rhaid i chi hefyd ddilyn unrhyw reolau cyfreithiol sy바카라 사이트檔 berthnasol i바카라 사이트檆h math chi o elusen.

Cwmn茂au a CIOs: hysbysiad o gyfarfodydd cyffredinol

Os yw바카라 사이트檆h elusen yn gwmni, rhaid i chi:

• anfon yr hysbysiad o gyfarfod cyffredinol (CCB er enghraifft) at bob ymddiriedolwr ac aelod o바카라 사이트檆h elusen sydd 芒 chyfeiriad yn y DU
• rhoi o leiaf 14 diwrnod o rybudd o바카라 사이트檙 cyfarfod (os yw eich dogfen lywodraethol yn nodi nifer uwch, rhaid i chi ddilyn yr hyn y mae바카라 사이트檔 ei ddweud)
• cynnwys geiriad llawn unrhyw benderfyniadau arbennig arfaethedig yn yr hysbysiad
• cynnwys manylion am y busnes cyffredinol yr ydych yn bwriadu ei gyflawni yn y cyfarfod

Os yw eich elusen yn CIO, rhaid i hysbysiad o gyfarfod cyffredinol (er enghraifft CCB) gynnwys manylion am unrhyw benderfyniadau i:

• diwygio dogfen lywodraethol eich elusen
• cyfuno바카라 사이트檆h elusen 芒 CIO arall
• trosglwyddo eiddo, hawliau a rhwymedigaethau eich elusen i CIO arall

Hysbysiad cyhoeddus o CCB

Gwiriwch a yw eich dogfen lywodraethol yn dweud bod yn rhaid ichi roi cyhoeddusrwydd i바카라 사이트檆h CCB, a sut.

Ystyriwch a ddylech roi cyhoeddusrwydd ehangach i CCB eich elusen na바카라 사이트檙 hyn y mae eich dogfen lywodraethol yn ei ddweud. Er enghraifft, fe allech chi:

• cyhoeddi바카라 사이트檙 hysbysiad ar wefan eich elusen
• rhoi hysbysiad o바카라 사이트檆h cyfarfod mewn papur newydd lleol neu genedlaethol
• gosod copi o바카라 사이트檙 hysbysiad ar hysbysfyrddau lleol, yn y llyfrgell neu바카라 사이트檙 siopau lleol

Os byddwch yn penderfynu rhoi cyhoeddusrwydd ehangach i gyfarfod, dylech ei gwneud yn glir pwy sy바카라 사이트檔 gymwys i fod yn bresennol. Hefyd rhowch fanylion pa dystiolaeth, os o gwbl, o gymhwysedd y bydd ei hangen ar y rhai sy바카라 사이트檔 dymuno mynychu i ddod i mewn i바카라 사이트檙 cyfarfod.

Dyddiad ac amser y cyfarfod

Gwiriwch a yw eich dogfen lywodraethol yn nodi pryd y mae바카라 사이트檔 rhaid i chi gynnal eich cyfarfod, er enghraifft o fewn cyfnod penodol o amser.

Os nad yw바카라 사이트檙 manylion hyn yn eich dogfen lywodraethu, dylech ddewis dyddiad ac amser addas ar gyfer eich cyfarfod. Er enghraifft, meddyliwch am:

• sut y byddwch yn cynnal y cyfarfod 바카라 사이트� fel cyfarfod wyneb yn wyneb, cyfarfod rhithwir neu hybrid
• argaeledd lleoliad addas
• argaeledd ymddiriedolwyr, gweithwyr elusen ac aelodau
• a yw dogfennau pwysig yn barod, megis cyfrifon

Agenda

Dylech rannu agenda cyn eich cyfarfod. Mae agenda yn nodi바카라 사이트檙 eitemau y mae angen i chi eu trafod a phenderfynu arnynt yn eich cyfarfod mewn trefn.

Gwnewch yn si诺r y bydd gennych ddigon o amser yn eich cyfarfod ar gyfer trafodaeth gywir ar yr eitemau ar yr agenda, cwestiynau ac, os oes angen, cynnal pleidleisiau.

Dylech ei gwneud yn glir pa eitemau ar yr agenda sydd i바카라 사이트檞 trafod yn unig a pha eitemau y mae angen penderfyniad arnynt.

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am unrhyw eitemau y mae바카라 사이트檔 rhaid i chi eu cynnwys mewn agenda ar gyfer cyfarfodydd ymddiriedolwyr a CCB.

Dylai eich agenda gynnwys:

• eitem sefydlog ar wrthdaro buddiannau i ganiat谩u i fynychwyr ddatgan unrhyw wrthdaro sydd ganddynt
• eitem i drafod sefyllfa a pherfformiad ariannol eich elusen
• eitem ar gyfer 바카라 사이트榰nrhyw fusnes arall바카라 사이트� i ganiat谩u i eraill godi eitemau newydd ar y diwrnod

Dogfennau

Dylech anfon cop茂au o unrhyw ddogfennau perthnasol gyda바카라 사이트檙 agenda er mwyn caniat谩u i bobl baratoi ar gyfer y cyfarfod. Er enghraifft, efallai y bydd angen i chi anfon:

• adroddiad blynyddol
• cyfrifon eich elusen
• geiriad unrhyw benderfyniadau y pleidleisir arnynt
• enwau a datganiad gan unrhyw ymddiriedolwyr neu eraill sy바카라 사이트檔 sefyll i gael eu hethol neu eu hail-ethol

Lle bo바카라 사이트檔 bosibl, gwnewch yn si诺r bod dogfennau바카라 사이트檔 hawdd eu deall (gan gynnwys trwy sicrhau bod cyfieithiadau ar gael os yn briodol).

Mae바카라 사이트檔 bosibl y bydd eich dogfen lywodraethol neu바카라 사이트檙 gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol i chi anfon dogfennau penodol cyn cyfarfod ymddiriedolwyr neu gyfarfod cyffredinol.

Ceisiwch gyngor proffesiynol os nad ydych yn si诺r am y camau cywir i바카라 사이트檞 dilyn.

Lleoliad

Dewiswch leoliad sy바카라 사이트檔 addas yn dibynnu ar y math o gyfarfod (cyfarfod ymddiriedolwyr neu CCB) ac a fydd yn gyfarfod wyneb yn wyneb neu hybrid. Meddyliwch am:

• hygyrchedd 바카라 사이트� a yw바카라 사이트檙 lleoliad yn addas ar gyfer pobl ag ystod o anghenion?
• maint 바카라 사이트� a fydd y lleoliad yn cynnwys y niferoedd rydych yn eu disgwyl?
• lleoliad 바카라 사이트� a oes modd cyrraedd y lleoliad ar amrywiaeth o ddewisiadau trafnidiaeth, er enghraifft ar fws, car, neu ar droed?
• offer 바카라 사이트� a fydd gan y lleoliad yr offer sydd ei angen arnoch i redeg y cyfarfod yn effeithiol?

Annog presenoldeb

Gallwch helpu바카라 사이트檆h ymddiriedolwyr a바카라 사이트檆h aelodau i fynychu cyfarfodydd trwy feddwl beth allai eu hatal rhag mynychu. Er enghraifft, fe allech chi:

• cynnal cyfarfodydd ar wahanol adegau
• gwirio argaeledd a chost parcio ceir yn eich lleoliad, neu gwirio ei bod yn hawdd cyrraedd y lleoliad trwy ddulliau eraill
• gwiriwch fod gan y lleoliad gyfleusterau addas, megis cyfleusterau newid cewynnau
• talu treuliau yn unol 芒바카라 사이트檆h polisi costau
• darparu gwasanaethau cyfieithu fel y gall mynychwyr dwyieithog ddefnyddio eu dewis iaith. Er enghraifft, cyfarfodydd yng Nghymru neu gyfarfodydd lle mae cyfieithu i iaith arall yn briodol

Efallai y byddwch hefyd am osgoi cynnal eich cyfarfod yn ystod gwyliau ysgol, neu ddigwyddiadau crefyddol neu leol, os yw hynny바카라 사이트檔 bosibl o fewn telerau eich dogfen lywodraethu.

Gallech archwilio newid amseriad y Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol a nodir yn eich dogfen lywodraethu os yw바카라 사이트檔 gwrthdaro바카라 사이트檔 rheolaidd 芒, er enghraifft, amseroedd gwyliau brig.

Sut i redeg cyfarfod elusen

Gwiriwch a oes gan eich dogfen lywodraethol reolau gwahanol ynghylch sut i gynnal cyfarfodydd ymddiriedolwyr a chyfarfodydd cyffredinol.

Gwnewch yn si诺r eich bod yn dilyn y rheolau cywir yn eich dogfen lywodraethol a, lle bo바카라 사이트檔 briodol, y gyfraith ar gyfer y math o gyfarfod yr ydych yn ei gynnal. Gall unrhyw gamgymeriadau olygu bod penderfyniadau a wnewch mewn cyfarfod yn annilys.

Y cadeirydd

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am fanylion ynghylch pwy sy바카라 사이트檔 gorfod cadeirio eich cyfarfodydd.

Os nad yw바카라 사이트檙 wybodaeth hon yn eich dogfen lywodraethol, mae angen i chi a바카라 사이트檙 ymddiriedolwyr eraill benodi cadeirydd ar gyfer eich cyfarfod. Gall hwn fod yn gadeirydd eich elusen (os oes cadeirydd gan eich elusen) neu바카라 사이트檔 ymddiriedolwr enwebedig arall.

Gwiriwch a yw eich dogfen lywodraethol yn caniat谩u i aelodau바카라 사이트檆h elusen benodi바카라 사이트檙 cadeirydd mewn cyfarfod cyffredinol.

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen am fanylion unrhyw bwerau a allai fod gan y cadeirydd. Er enghraifft, efallai y bydd gan y cadeirydd ail bleidlais fwrw i benderfynu ar fater lle mae바카라 사이트檙 bleidlais wedi바카라 사이트檌 rhannu바카라 사이트檔 gyfartal.

Dylai바카라 사이트檙 cadeirydd hefyd sicrhau:

• mae digon o amser i바카라 사이트檙 rhai sy바카라 사이트檔 mynychu ofyn cwestiynau
• nid yw un person neu gr诺p o bobl yn dominyddu바카라 사이트檙 cyfarfod
• pleidleisio i wneud penderfyniadau yn cael ei wneud yn gywir

Dylai바카라 사이트檙 cadeirydd sicrhau bod pawb sy바카라 사이트檔 ymuno 芒 chyfarfod rhithwir neu hybrid yn gallu ymuno mewn trafodaethau a gwneud penderfyniadau. Gall fod yn ddefnyddiol penodi safonwr i fonitro바카라 사이트檙 rhai sy바카라 사이트檔 mynychu cyfarfod yn electronig. Gall safonwr gefnogi바카라 사이트檙 cadeirydd drwy ddod 芒 chwestiynau neu bryderon i바카라 사이트檞 sylw yn ystod y cyfarfod.

Dylech hefyd benodi dirprwy i gadeirio바카라 사이트檙 cyfarfod yn ystod eitemau ar yr agenda lle mae바카라 사이트檙 cadeirydd wedi datgan gwrthdaro buddiannau.

Cworwm

Cworwm yw바카라 사이트檙 nifer lleiaf o ymddiriedolwyr neu aelodau 芒 phleidlais sy바카라 사이트檔 gorfod mynychu cyfarfod i wneud penderfyniadau dilys. Nid yw unrhyw benderfyniadau a wnewch mewn cyfarfod nad ydynt yn bodloni바카라 사이트檙 gofynion cworwm yn ddilys a gellid eu herio.

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am fanylion y cworwm sydd ei angen arnoch ar gyfer y math o gyfarfod yr ydych yn ei gynnal. Gall eich dogfen lywodraethol nodi cworwm gwahanol ar gyfer cyfarfodydd ymddiriedolwyr a chyfarfodydd cyffredinol.

Sicrhewch fod gan y dechnoleg a ddefnyddiwch yr offer sydd eu hangen arnoch i fonitro nifer y bobl sy바카라 사이트檔 mynychu cyfarfodydd rhithwir a hybrid.

Adolygwch y cworwm ar gyfer gwahanol fathau o gyfarfodydd. Ni fyddwch yn gallu gwneud penderfyniadau dilys os nad yw cworwm bellach yn bosibl neu바카라 사이트檔 anodd ei gyrraedd.

Os nad yw eich dogfen lywodraethu yn nodi cworwm ar gyfer cyfarfodydd, dylech ei ddiwygio fel ei bod yn gosod cworwm addas ar gyfer cyfarfodydd yn y dyfodol.

Os na allwch wneud hyn mewn pryd i wneud penderfyniad mewn cyfarfod ymddiriedolwyr, dylai fod gennych gworwm o un rhan o dair o holl ymddiriedolwyr eich elusen ac un. Er enghraifft, os oes gennych gyfanswm o ddeuddeg ymddiriedolwr, eich cworwm fyddai pump.

Os yw바카라 사이트檆h elusen yn gwmni, a바카라 사이트檆h bod yn cynnal cyfarfod cyffredinol, fel arfer rhaid bod o leiaf ddau aelod yn bresennol i bleidleisio ar benderfyniadau. Fodd bynnag, os yw eich dogfen lywodraethu yn nodi nifer uwch, rhaid i chi ddilyn yr hyn y mae바카라 사이트檔 ei ddweud.

Ceisiwch gyngor proffesiynol os nad ydych yn si诺r am y camau cywir i바카라 사이트檞 dilyn.

Gwneud penderfyniadau

Wrth wneud penderfyniadau, rhaid i chi gydymffurfio 芒바카라 사이트檆h dyletswyddau ymddiriedolwr, er enghraifft y ddyletswydd i hyrwyddo dibenion eich elusen a gweithredu er ei lles gorau.

Defnyddiwch ein canllawiau ar wneud penderfyniadau i바카라 사이트檆h helpu i wneud eich penderfyniadau.

Gwneud penderfyniadau mewn cyfarfodydd

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen am fanylion ynghylch sut i gynnal pleidleisiau i wneud eich penderfyniadau, gan gynnwys:

• y penderfyniadau hynny y mae바카라 사이트檔 rhaid i chi eu gwneud drwy gynnal pleidlais mewn cyfarfod
• a oes rheolau pleidleisio gwahanol sy바카라 사이트檔 berthnasol i wahanol fathau o gyfarfodydd
• a oes rheolau pleidleisio gwahanol sy바카라 사이트檔 berthnasol i wahanol benderfyniadau

Dylech hefyd wneud yn si诺r bod pawb yn glir ynghylch sut y gallant bleidleisio mewn cyfarfodydd rhithwir a hybrid.

Gallwch ddiwygio eich dogfen lywodraethol os byddwch yn penderfynu nad yw eich rheolau presennol yn eich galluogi i wneud penderfyniadau (neu gynnal pleidleisiau) yn effeithiol.

Rhaid i chi gydymffurfio 芒바카라 사이트檙 rheolau a ddaw gyda바카라 사이트檙 p诺er rydych yn ei ddefnyddio. Er enghraifft:

• efallai y bydd p诺er statudol yn gofyn i chi fabwysiadu penderfyniad
• gall p诺er mewn dogfen lywodraethol fod 芒 gofynion arbennig, megis p诺er i gau eich elusen

Pleidleisio mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr

Rhaid i chi wneud yn si诺r:

• bod gennych y cworwm gofynnol i wneud penderfyniadau dilys mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr, a
• dim ond ymddiriedolwyr sy바카라 사이트檔 cael eu cyfrif tuag at y cworwm wrth wneud penderfyniadau mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr

Mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr wyneb yn wyneb, codi dwylo yw바카라 사이트檙 ffordd symlaf o gynnal a chyfrif pleidleisiau.

Mewn cyfarfodydd rhithwir neu hybrid, dylai바카라 사이트檙 cadeirydd sicrhau bod pob ymddiriedolwr yn gallu pleidleisio, er enghraifft drwy:

• codi eu dwylo yn electronig
• bwrw pleidlais mewn p么l electronig
• bwrw pleidlais drwy roi testun mewn blwch sgwrsio
• cymryd tro i ddweud ie neu na i바카라 사이트檙 cwestiwn perthnasol

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen am fanylion ynghylch a allwch ddal:

• pleidleisiau dirprwy
• pleidleisiau post
• pleidleisiau electronig, megis pleidleisiau a anfonwyd trwy e-bost

Gall eich dogfen lywodraethol neu바카라 사이트檙 gyfraith nodi nifer y pleidleisiau sydd eu hangen i wneud rhai penderfyniadau neu i basio penderfyniadau penodol yn dibynnu ar y p诺er rydych yn ei ddefnyddio.

Os nad oes gan eich dogfen lywodraethol y manylion hyn, rhaid i chi wneud eich penderfyniadau neu basio eich penderfyniadau trwy fwyafrif syml mewn cyfarfod cyn belled 芒 bod gennych gworwm.

Pleidleisio mewn cyfarfodydd cyffredinol

Mewn cyfarfodydd cyffredinol, efallai na fydd codi dwylo yn ffordd addas o gynnal pleidlais, oherwydd:

• gall canlyniad codi dwylo fod yn aneglur mewn grwpiau mawr
• gall fod aelodau sydd 芒 hawliau pleidleisio lluosog (er enghraifft, aelod corfforaethol fel cwmni a all fod 芒 mwy nag un bleidlais)

Mewn cyfarfod cyffredinol, gallwch ddefnyddio p么l yn lle codi dwylo i bleidleisio. Mae p么l yn ffordd fwy ffurfiol o gyfrif y pleidleisiau.

Fel arfer cynhelir pleidleisiau drwy bapurau pleidleisio (mae hyn yn golygu ar bapur). Mae바카라 사이트檙 cadeirydd yn cyflwyno바카라 사이트檙 penderfyniad ar gyfer pleidlais gan aelodau바카라 사이트檙 elusen. Mae pob aelod yn bwrw ei bleidlais drwy ysgrifennu naill ai 바카라 사이트榗ytuno바카라 사이트� neu 바카라 사이트榓nghytuno바카라 사이트� ar y balot. Yna cesglir y papurau pleidleisio, a chyfrifir y pleidleisiau.

Mae바카라 사이트檔 bosibl y bydd eich dogfen lywodraethol yn nodi sut mae바카라 사이트檔 rhaid i chi gynnal polau mewn cyfarfodydd.

Dylech feddwl am sut i gynnal polau mewn cyfarfodydd rhithwir a hybrid. Mae gan rai llwyfannau cyfarfod electronig fotymau pleidleisio y gellir eu defnyddio i fwrw pleidleisiau.

Ar gyfer cwmn茂au elusennol, mae gan aelodau바카라 사이트檆h elusen yr hawl i fynnu pleidlais mewn cyfarfod. Gwiriwch a yw eich dogfen lywodraethol yn cyfyngu neu바카라 사이트檔 atal hawl aelodau i fynnu pleidlais mewn rhai amgylchiadau.

Dylech hefyd wirio a yw eich dogfen lywodraethol yn:

• rhoi hawliau pleidleisio gwahanol i wahanol fathau o aelodau
• caniat谩u i바카라 사이트檙 aelodau fabwysiadu penderfyniad ysgrifenedig i wneud rhai penderfyniadau

Gwiriwch y ganran leiaf o bleidleisiau sydd eu hangen ar gyfer penderfyniadau aelodau rydych yn eu gwneud. Er enghraifft, os yw eich dogfen lywodraethu yn nodi canran uwch nag sy바카라 사이트檔 ofynnol yn 么l y gyfraith, rhaid i chi ddilyn yr hyn y mae eich dogfen lywodraethol yn ei ddweud.

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen am fanylion ynghylch a allwch ddal:

• pleidleisiau dirprwy
• pleidleisiau post
• pleidleisiau electronig, er enghraifft pleidleisiau a anfonwyd trwy e-bost

Ceisiwch gyngor proffesiynol os nad ydych yn si诺r am y camau cywir i바카라 사이트檞 dilyn.

Gwrthdaro buddiannau

Rhaid i chi reoli unrhyw wrthdaro buddiannau wrth wneud penderfyniadau. Darllenwch ein canllawiau ar gwrthdaro buddiannau er mwyn i chi allu nodi a rheoli gwrthdaro yn gywir.

Rhaid i chi ddilyn unrhyw reolau yn eich dogfen lywodraethol ynghylch rheoli gwrthdaro buddiannau.

Gallai eich penderfyniadau gael eu herio ac efallai na fyddant yn ddilys os na wnaethoch reoli gwrthdaro yn iawn.

Anghytundebau mewn cyfarfodydd

Gall pobl fod yn angerddol iawn am waith eu helusen, a gall hyn arwain at ddadleuon ac anghytundeb. Hyd yn oed os nad ydych yn cytuno 芒 phenderfyniad, rydych chi a바카라 사이트檙 ymddiriedolwyr eraill yn gydgyfrifol am bob penderfyniad a wneir gan ymddiriedolwyr, ac mae바카라 사이트檔 rhaid i chi sicrhau eu bod yn cael eu cyflawni.

Darllenwch ein canllawiau ynghylch beth i바카라 사이트檞 wneud os ydych yn anghytuno 芒 phenderfyniad y mae바카라 사이트檙 ymddiriedolwyr wedi바카라 사이트檜 gwneud.

Gallwch osod safonau ymddygiad i sicrhau bod pob ymddiriedolwr yn deall pa ymddygiadau a ddisgwylir ac yn gweithredu er lles gorau바카라 사이트檙 elusen. Gallwch ddefnyddio바카라 사이트檙 i바카라 사이트檆h helpu chi

Cofnodion

Cofnodion yw바카라 사이트檙 cofnod cyfreithiol ysgrifenedig o바카라 사이트檙 hyn a ddigwyddodd yn eich cyfarfod.

Gwiriwch eich dogfen lywodraethol am fanylion ynghylch pryd a sut y mae바카라 사이트檔 rhaid i chi gymryd cofnodion.

Nid oes angen i바카라 사이트檆h cofnodion fod yn gofnod gair-am-air o바카라 사이트檙 hyn a ddigwyddodd yn eich cyfarfod. Fodd bynnag, dylech gynnwys gwybodaeth sy바카라 사이트檔 bwysig i바카라 사이트檆h elusen, er enghraifft:

• enw eich elusen
• math, dyddiad, amser a lleoliad eich cyfarfod
• enwau a rolau바카라 사이트檙 bobl yn eich cyfarfod, gan gynnwys y cadeirydd, yr ysgrifennydd, ymddiriedolwyr ac unrhyw gynghorwyr proffesiynol. Mae hyn yn helpu i ddangos bod gan eich cyfarfod y cworwm angenrheidiol i wneud penderfyniadau dilys
• manylion am ymddiriedolwyr neu aelodau a ddatganodd wrthdaro buddiannau a바카라 사이트檙 camau a gymerwyd gennych i바카라 사이트檞 rheoli
• crynodeb o drafodaethau ar eitemau ar yr agenda
• penderfyniadau a wnaed ac union eiriad y penderfyniadau y pleidleisiwyd arnynt yn y cyfarfod
• rhesymau llawn yn egluro pam y gwnaethoch eich penderfyniadau
• y wybodaeth y gwnaethoch seilio eich penderfyniadau arni. Dylai lefel y manylder fod yn briodol i natur y penderfyniad, gyda mwy o wybodaeth yn cael ei darparu ar gyfer penderfyniadau sy바카라 사이트檔 gymhleth a/neu risg uchel i바카라 사이트檙 elusen neu ei buddiolwyr
• lle bo바카라 사이트檔 briodol, gwybodaeth am unrhyw gyngor arbenigol a gawsoch
• unrhyw gamau y dylech eu cymryd i wneud eich penderfyniadau
• dyddiad, amser a lleoliad eich cyfarfod nesaf

Os ydych yn cadw cofrestr o바카라 사이트檙 cyfarfod, megis cofrestr o바카라 사이트檙 aelodau sy바카라 사이트檔 mynychu cyfarfod cyffredinol, dylech atodi바카라 사이트檙 gofrestr i바카라 사이트檙 cofnodion i gofnodi pwy oedd yn bresennol.

Dylech hefyd gynnwys manylion am:

• pwy bleidleisiodd ar benderfyniadau a wnaed yn y cyfarfod (efallai na fydd hyn yn bosibl ar gyfer p么l lle caiff y pleidleisiau eu bwrw yn breifat)
• sut y gwnaethant bleidleisio ar y penderfyniadau hynny

Bydd hyn yn eich helpu i ddangos bod penderfyniadau a wnewch mewn cyfarfodydd yn ddilys.

Dylech anfon y cofnodion drafft at bob ymddiriedolwr cyn gynted 芒 phosibl ar 么l cyfarfod ymddiriedolwyr. Bydd hyn yn eich helpu i wneud eich penderfyniadau바카라 사이트檔 gyflymach.

Cymeradwywch y cofnodion ar ddechrau바카라 사이트檆h cyfarfod nesaf. Dylai바카라 사이트檙 cadeirydd wedyn lofnodi바카라 사이트檙 cofnodion a바카라 사이트檜 storio바카라 사이트檔 ddiogel. Efallai y bydd eich dogfen lywodraethol yn dweud a oes rhaid i chi gymryd, llofnodi a storio cofnodion ar ffurf copi caled neu바카라 사이트檔 electronig.

Os nad ydych yn cytuno bod y cofnodion yn gofnod cywir o바카라 사이트檙 hyn a ddigwyddodd yn y cyfarfod, dywedwch wrth y cadeirydd. Os yw바카라 사이트檔 briodol, trafodwch ef yn eich cyfarfod nesaf. Os ydych chi a바카라 사이트檙 ymddiriedolwyr eraill yn cytuno y dylech ddiwygio바카라 사이트檙 cofnodion, dylech wneud y newidiadau y cytunwyd arnynt. Os na allwch gytuno, nodwch unrhyw wrthwynebiadau yn y cofnodion cyn i바카라 사이트檙 cadeirydd eu llofnodi.

Dylech sicrhau bod cofnodion cyfarfod cyffredinol ar gael i ymddiriedolwyr ac aelodau바카라 사이트檆h elusen.

Cadw cofnodion - ymddiriedolaethau a chymdeithasau anghorfforedig

Dylech storio cofnodion eich elusen am o leiaf 6 blynedd os yw바카라 사이트檆h elusen yn ymddiriedolaeth neu바카라 사이트檔 gymdeithas anghorfforedig. Gallwch wneud hyn yn electronig, ond dylech allu argraffu바카라 사이트檙 cofnodion ar ffurf copi caled os oes angen.

Os yw eich cofnodion yn cynnwys manylion am gyfrifon eich elusen, gan gynnwys sut y gwnaethoch eu cymeradwyo ac unrhyw archwiliadau, yna rhaid i chi storio바카라 사이트檙 cofnodion am o leiaf 6 blynedd.

Cadw cofnodion 바카라 사이트� cwmn茂au a swyddogion CIO

Rhaid i ymddiriedolwyr cwmn茂au elusennol:

• cymryd cofnodion mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr, a
• cadw cofnodion am o leiaf 10 mlynedd o ddyddiad y cyfarfod

Gallwch storio cop茂au o gofnodion eich cwmni yn electronig.

Rhaid i chi sicrhau bod cofnodion cyfarfod cyffredinol ar gael i aelodau바카라 사이트檆h cwmni. Gall eich aelodau herio cynnwys y cofnodion yng nghyfarfod cyffredinol nesaf eich elusen oni bai eich bod yn caniat谩u i aelodau wneud hyn cyn y cyfarfod nesaf.

Dylai cwmn茂au elusennol storio cofnodion cyfrifyddu am o leiaf 6 blynedd.

Darllenwch ganllawiau T欧바카라 사이트檙 Cwmn茂au am ragor o wybodaeth.

Os yw바카라 사이트檆h elusen yn CIO, rhaid i chi gymryd cofnodion mewn cyfarfodydd ymddiriedolwyr a chyfarfodydd cyffredinol a chadw바카라 사이트檙 cofnodion hyn am o leiaf 6 blynedd. Rhaid i chi hefyd:

• gallu cynhyrchu copi caled o바카라 사이트檙 cofnodion
• gwneud yn si诺r bod y cofnodion ar gael i aelodau yn swyddfa eich CIO
• storio cofnodion cyfrifyddu am o leiaf 6 blynedd

Gohiriad

Gohiriad yw pan fydd cyfarfod yn cael ei atal cyn i바카라 사이트檙 holl eitemau ar yr agenda gael eu cynnwys.

Efallai y bydd adegau pan fydd angen i chi ohirio eich cyfarfod, megis:

• gwac谩u바카라 사이트檙 lleoliad oherwydd larwm t芒n
• oherwydd nad oes cworwm bellach oherwydd bod rhai mynychwyr wedi gadael y cyfarfod
• oherwydd bod y cyfarfod wedi gor-redeg, a bod angen i바카라 사이트檙 rhai sy바카라 사이트檔 mynychu바카라 사이트檙 cyfarfod adael
• os oes problemau technegol ag offer electronig mewn cyfarfod rhithwir neu hybrid na allwch eu trwsio

Gwiriwch ddogfen lywodraethol eich elusen am fanylion ynghylch pryd a sut y gallwch chi ohirio cyfarfod. Er enghraifft:

• a oes angen i chi bleidleisio i ohirio바카라 사이트檙 cyfarfod ai peidio
• pryd mae바카라 사이트檔 rhaid i chi gyfarfod eto (ailgynnull) yn dilyn cyfarfod a ohiriwyd
• sut mae바카라 사이트檔 rhaid i chi roi hysbysiad o바카라 사이트檙 cyfarfod a ailgynullwyd

Er enghraifft, efallai y bydd eich dogfen lywodraethol yn dweud y gellir ailgynnull cyfarfod a ohiriwyd yn ddiweddarach yr un diwrnod neu ar ddiwrnod arall o fewn terfyn amser penodol.

Dylai바카라 사이트檙 cadeirydd fel arfer ofyn i바카라 사이트檙 rhai yn y cyfarfod am eu caniat芒d i ohirio a dylai fod yn glir eu bod yn gohirio바카라 사이트檙 cyfarfod.

Mae바카라 사이트檔 bosibl y bydd eich dogfen lywodraethol yn dweud bod rhaid i chi anfon hysbysiad pellach at unrhyw un sydd 芒바카라 사이트檙 hawl i fynychu바카라 사이트檙 cyfarfod a ailgynullwyd, gan gynnwys manylion am y dyddiad, yr amser, a바카라 사이트檙 lleoliad.

Os byddwch yn ychwanegu eitemau newydd at yr agenda ar gyfer y cyfarfod a ailgynullwyd, rhaid i chi ddilyn unrhyw reolau ynghylch rhoi hysbysiad a nodir yn eich dogfen lywodraethu a바카라 사이트檙 gyfraith.

Ar ddechrau cyfarfod a ailgynullwyd, dylai바카라 사이트檙 cadeirydd grynhoi바카라 사이트檔 gryno gofnodion y cyfarfod a ohiriwyd. Mae hyn er mwyn cadarnhau beth ddigwyddodd ac osgoi ailadrodd.

Nodyn Cyfreithiol

Mae바카라 사이트檙 rheolau cyfreithiol ar gyfer cyfarfodydd wedi바카라 사이트檜 nodi yn:

• os yw바카라 사이트檆h elusen yn CIO, hefyd
• os yw바카라 사이트檆h elusen yn gwmni, hefyd

Dylech fod yn ymwybodol y bydd rhai deddfau eraill yn gymwys i바카라 사이트檙 rhan fwyaf o elusennau, megis:

• y Ddeddf Cydraddoldeb, er enghraifft os ydych yn gwneud penderfyniad ynghylch newid dibenion eich elusen, a
• cyfraith , er enghraifft os ydych yn cofnodi pa aelodau sy바카라 사이트檔 mynychu Cyfarfod Cyffredinol Blynyddol ar gofrestr

Rydym yn argymell, oni bai fod eich dogfen lywodraethol yn glir ynghylch y ffyrdd y gallwch gynnal cyfarfodydd, y dylech o leiaf sicrhau bod pawb yn y cyfarfod yn gallu gweld a chlywed ei gilydd. Y rheswm am hyn yw nad oes sefyllfa gyfreithiol sefydlog ynghylch y diffiniad o gyfarfod dilys.