TCM1000345 - How to use the Personal Independence Payment Notifications Database Admin functions

Note: The PIP Notifications Database 바카라 사이트楢dmin바카라 사이트� functions enable users to check who is registered to use the PIP Notifications Database, register a new user or remove an existing user, move cases between caseworkers, delete cleared records, check the total on hand or expired BF cases, and import PIP notifications from Access to DWP Data Standard Enquiry Facility (ADD SEF).

Step 1

If you want to check who is registered on the PIP Notifications database, go toStep 2.

If you want to register a new user, go to Step 3.

If you want to amend an existing user바카라 사이트檚 permission levels, go to Step 4.

If you want to add a leaving date for someone who is no longer on the team or no longer doing this type of work, go to Step 5.聽

If you are deleting cleared records from the PIP Notifications Database, go to Step 6.

If you are moving cases to a different caseworker, go to Step 7.

If you want to check total on hand and expired BF cases for the team, go to Step 8.

If you want to import the PIP notifications from ADD SEF to the PIP Notifications Database, go to Step 9.

If you want to allocate PIP notifications to caseworkers, go to Step 9.

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Step 2

access the PIP Notifications Database
select 바카라 사이트楢dmin바카라 사이트� button from the PIP Notifications Database main menu
select 바카라 사이트楽taff List to XL바카라 사이트� to output a list of all Staff registered on the database to an Excel file on the user바카라 사이트檚 desktop
select 바카라 사이트楳enu바카라 사이트�
select 바카라 사이트楨xit바카라 사이트� to close the PIP Notifications Database
take no further action.

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Step 3

access the PIP Notifications Database
select 바카라 사이트楢dmin바카라 사이트� button from the PIP Notifications Database main menu
enter the Personal Identity (PI) number of the existing or new user
select 바카라 사이트楽earch바카라 사이트� button. If the user바카라 사이트檚 details are found, their details will be displayed in the 바카라 사이트楩irst Name바카라 사이트� and 바카라 사이트楽urname바카라 사이트� fields of the 바카라 사이트楽earch Results바카라 사이트�. If their details are not found, input their PI number, first name and surname into the boxes
select the appropriate 바카라 사이트楻ole바카라 사이트� you wish the user to have. This will either be 바카라 사이트楥aseworker바카라 사이트� or 바카라 사이트楢dmin바카라 사이트�
select 바카라 사이트楳enu바카라 사이트�
select 바카라 사이트楨xit바카라 사이트� to close the PIP Notifications Database
take no further action.

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Step 4

access the PIP Notifications Database
select 바카라 사이트楢dmin바카라 사이트� button from the PIP Notifications Database main menu
enter the PI number of the user whose permission levels you want to change
select 바카라 사이트楽earch바카라 사이트� button. If their details are found, their details will be displayed in the 바카라 사이트楩irst Name바카라 사이트� and 바카라 사이트楽urname바카라 사이트� fields of the 바카라 사이트楽earch Results바카라 사이트�. If their details are not found, the Search Results boxes will be blank for your input
select 바카라 사이트楽taff List to XL바카라 사이트�, to output a list of all users registered on the database to an Excel file on the user바카라 사이트檚 desktop
using the 바카라 사이트楻ole바카라 사이트� function, select the role you wish the user to have. This will either be 바카라 사이트楥aseworker바카라 사이트� or 바카라 사이트楢dmin바카라 사이트�
select 바카라 사이트楳enu바카라 사이트�
select 바카라 사이트楨xit바카라 사이트� to close the PIP Notifications Database
take no further action.

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Step 5

access the PIP Notifications Database
select 바카라 사이트楢dmin바카라 사이트� button from the PIP Notifications Database main menu
enter the PI number of the user whose details you want to amend
select 바카라 사이트楽earch바카라 사이트� button. If their details are found, their details will be displayed in the 바카라 사이트楩irst Name바카라 사이트� and 바카라 사이트楽urname바카라 사이트� fields of the 바카라 사이트楽earch Results바카라 사이트�. If their details are not found, the Search Results boxes will be blank for your input
select 바카라 사이트楧ate Left바카라 사이트� and add the date when the user left the team or stopped this type of work

Note: Once a leaving date has been added, the user will no longer be able to access the PIP Notifications Database.

Note: Users cannot be deleted as they will be linked to records in the PIP Notifications Database.

select 바카라 사이트楳enu바카라 사이트�
select 바카라 사이트楨xit바카라 사이트� to close the PIP Notifications Database
take no further action.

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Step 6

access the PIP Notifications Database
select 바카라 사이트榃eed function바카라 사이트� from the PIP Notifications Database main menu
select 바카라 사이트榃eed Database바카라 사이트� button to delete the records

Note: The weed function will delete all cases showing a date in the 바카라 사이트楥leared Date바카라 사이트� box which are 30 days or more from the date you are accessing the function.

select 바카라 사이트楳enu바카라 사이트�
select 바카라 사이트楨xit바카라 사이트� to close the PIP Notifications Database
take no further action.

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Step 7

access the PIP Notifications Database
select 바카라 사이트楻eports바카라 사이트� from the PIP Notifications Database main menu
select the caseworker you want to move the cases from on the drop down list
select 바카라 사이트楲ive list (Export to XL)바카라 사이트�. This will export all the cases allocated to that caseworker to your desktop
access the list of cases from your desktop
either print off the list of cases or copy each NINO from the list that you want to move
select 바카라 사이트楳enu바카라 사이트�
select 바카라 사이트楻eports바카라 사이트�
enter the NINO of the case you want to move
select 바카라 사이트楽earch바카라 사이트�
double click on the case
select 바카라 사이트楿pdate caseworker바카라 사이트� button, this will change the name of the caseworker
select 바카라 사이트楳enu바카라 사이트�
select 바카라 사이트楨xit바카라 사이트� to close the PIP Notifications Database
take no further action.

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Step 8

If you want to check the total on hand cases

Note: The 바카라 사이트楶IP Live List바카라 사이트� includes all expired BF cases so there will be no need to also check the 바카라 사이트楤F Due List바카라 사이트� for expired BF cases if you have checked this.

access the PIP Notifications Database
select 바카라 사이트楻eports바카라 사이트� button from the PIP Notifications Database main menu
in the 바카라 사이트楨nter Reporting Period바카라 사이트� 바카라 사이트楩rom바카라 사이트� and 바카라 사이트楾o바카라 사이트� boxes enter the date range of the period you want to look at
select 바카라 사이트楳IS Report바카라 사이트� (Export to XL), this will show a list of all live work allocated to each caseworker for the period you have selected
select 바카라 사이트楳enu바카라 사이트� to return to the PIP Notifications Database main menu
select 바카라 사이트極pen바카라 사이트� to open the MIS Report on your desktop for a list of all the cases on hand
print off the list of cases
either
- go back to Step 1 if you wish to continue using the PIP Notifications Database
or
- take no further action.

If you want to check the total expired BF cases

access the PIP Notifications Database
select 바카라 사이트楻eports바카라 사이트� from the PIP Notifications Database main menu
select 바카라 사이트楤F Due List (Export to XL)바카라 사이트�, this will display a list of all expired BF cases
select 바카라 사이트楳enu바카라 사이트� to return to the PIP Notifications Database menu
select 바카라 사이트極pen바카라 사이트� on the 바카라 사이트楶IP BF Due List바카라 사이트� on your desktop for a list of all the expired BF cases
print off the list of cases
either
- go back to Step 1 if you wish to continue using the PIP Notifications Database
or
- take no further action.

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Step 9

access the PIP Notifications Database
select the 바카라 사이트業mport바카라 사이트� button from the PIP Notifications Database menu. This will import the notifications to the PIP Notifications Database. You will be taken to an 바카라 사이트楢llocations바카라 사이트� screen. This will display how many notifications are available and how many are still to be allocated (remaining). The 바카라 사이트楻emaining바카라 사이트� box will be amber until all the available notifications are allocated, when it will turn green
enter the number of notifications you wish to allocate to individual staff members in the 바카라 사이트楢llocation바카라 사이트� box to the right of their name

Note: Each time you allocate notifications, the 바카라 사이트楻emaining바카라 사이트� box at the top of this screen will recalculate the number of notifications still to allocate.

Note: The notifications allocated will only save to the PIP Notifications Database when all available notifications have been allocated.

Note: When you have allocated all the notifications, the top right box will turn green, and the 바카라 사이트楥ontinue the import with the above allocations바카라 사이트� button at the bottom of the screen will be enabled. Until then, the top right box will be amber and the 바카라 사이트楥ontinue the import with the above allocations바카라 사이트� button will be disabled.

Note: Once the import has completed, an Excel file listing all the notifications just imported will be created on the users desktop for their action. The previous ADD / SEF xml export file will be deleted from the user바카라 사이트檚 desktop.

select 바카라 사이트楨xit바카라 사이트� to close the PIP Notifications Database
take no further action.

Tax Credits Manual

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