Gweithdrefn gwyno

Mae gweithdrefn gwyno Asiantaeth y Swyddfa Brisio (VOA) yn cefnogi'r VOA i ddarparu gwasanaeth o safon.

---

Asiantaeth y Swyddfa Brisio

Ymdrinnir 芒 chwynion cwsmeriaid gan D卯m Datrys Cwynion Asiantaeth y Swyddfa Brisio (VOA).

Nid ydynt yn ymchwilio cwynion, ond yn hytrach maent yn cyd-weithio ag adrannau eraill o fewn y VOA i ddod o hyd i ddatrysiad a sicrhau bod y cwsmer yn derbyn y gwasanaeth gorau posib. Byddan nhw바카라 사이트檔 ystyried cwynion os:

• yw바카라 사이트檙 VOA wedi darparu gwasanaeth gwael
• wedi achosi oedi afresymol
• heb weithredu바카라 사이트檔 unol 芒바카라 사이트檔聽Siarter
• heb gymhwyso polisi a chanllawiau yn gyson
• wedi gwneud camgymeriadau neu wedi darparu cyngor gwael neu gamarweiniol

Mae바카라 사이트檙 VOA yn cymryd pob cwyn o ddifrif ac yn eu defnyddio mewn modd cadarnhaol i wella바카라 사이트檙 gwasanaeth sy바카라 사이트檔 cael ei ddarparu.

Ni all y T卯m Datrys Cwynion ystyried cwynion sy바카라 사이트檔 ymwneud 芒 materion prisio a bydd cwsmeriaid yn cael eu hannog i ddilyn prosesau statudol sydd ar waith i ddadlau yn erbyn penderfyniadau prisio.

Mae Asiantaeth y Swyddfa Brisio (VOA) yn rhoi gwasanaeth teg, proffesiynol ac o ansawdd uchel i바카라 사이트檔 cwsmeriaid. Rydym yn gwerthfawrogi ac yn croesawu adborth, a hoffwn i chi roi gwybod i ni os nad ydych yn hapus 芒바카라 사이트檙 gwasanaeth a roddwyd gennym.

Byddwn yn gwrando ar eich cwyn, yn ei thrin o ddifrif, ac yn gwneud popeth o fewn ein gallu i ddatrys y mater a바카라 사이트檌 unioni. Byddwn hefyd yn dysgu o바카라 사이트檙 adborth fel y gallwn barhau i wella ein gwasanaethau.

Mae바카라 사이트檙 arweiniad hwn yn amlinellu ein gweithdrefn gwyno a sut y byddwn yn trin eich cwyn.

Hygyrchedd

Os ydych angen unrhyw ran o바카라 사이트檙 wybodaeth hon ar fformat gwahanol, anfonwch e-bost at different.format@hmrc.gov.uk gan nodi eich anghenion

Pwy a gwmpesir gan y weithdrefn hon

Mae바카라 사이트檙 weithdrefn hon yn cwmpasu cwsmeriaid unigol sy바카라 사이트檔 dymuno cyflwyno cwyn, yn ogystal ag asiantau neu gynrychiolwyr trydydd parti sydd wedi바카라 사이트檜 hawdurdodi i gyflwyno cwyn ar ran person arall.

Nid yw바카라 사이트檙 weithdrefn hon yn gymwys i바카라 사이트檙 canlynol:

• cyrff cyhoeddus, gan gynnwys awdurdodau lleol
• sefydliadau lle mae cytundeb partneriaeth gwasanaeth neu gontract ar wah芒n ar waith
• pan ddarparwyd prisiad neu gyngor prisio gennym o dan gontract i sefydliad neu gorff cyhoeddus arall. O dan yr amgylchiadau hyn, mae바카라 사이트檔 bosibl y bydd angen i바카라 사이트檙 cwsmer trydydd parti gysylltu 芒바카라 사이트檙 sefydliad cleient neu바카라 사이트檙 corff yn uniongyrchol yn y lle cyntaf

Pa fathau o gwynion y gallwn ddelio 芒 nhw

Gallwn ystyried eich cwyn os:

• ydym wedi rhoi gwasanaeth gwael
• oes oedi afresymol wedi bod
• nad ydym wedi gweithredu바카라 사이트檔 unol 芒바카라 사이트檔聽Siarter
• na wnaethom roi polisi ac arweiniad ar waith mewn ffordd deg a chyson
• gwnaethom gamgymeriadau neu roi cyngor camarweiniol neu is-safonol

Pa fathau o gwynion na allwn ddelio 芒 nhw

Ni allwch herio penderfyniad prisio drwy ein gweithdrefn gwyno. Mae prosesau statudol ar gyfer mynd i바카라 사이트檙 afael ag anghydfodau ynghylch penderfyniadau prisio:

• os ydych wedi herio바카라 사이트檆h band treth gyngor, a바카라 사이트檆h bod yn anghytuno 芒바카라 사이트檙 canlyniad,聽efallai y gallwch apelio yn erbyn y penderfyniad
• os ydych wedi herio prisiad eich eiddo at ddibenion ardrethi busnes, a바카라 사이트檆h bod yn anghytuno 芒바카라 사이트檙 canlyniad,聽efallai y gallwch apelio yn erbyn y penderfyniad

Ni allwn ymdrin 芒 chwynion am achosion cyfreithiol sydd ar y gweill neu sydd i ddod, megis tribiwnlysoedd prisio. Os ydych yn anfodlon gyda chanlyniad yr achosion hyn, ni allwn ddelio 芒 chwynion yn ymwneud 芒 hyn chwaith.

Ein safonau ar gyfer ymdrin 芒 chwynion

Byddwn yn:

• trin eich cwyn o ddifrif
• delio 芒바카라 사이트檆h cwyn mewn ffordd deg, broffesiynol a chwrtais
• gweithio바카라 사이트檔 galed i ddatrys y sefyllfa ac esbonio ein penderfyniadau바카라 사이트檔 glir
• sicrhau ein bod yn deall yn llwyr beth yw바카라 사이트檆h pryderon am y gwasanaeth a gawsoch
• eich parchu chi fel unigolyn, ac ni fyddwn yn gwahaniaethu yn eich erbyn ar unrhyw sail
• gofalu am eich gwybodaeth
• defnyddio geiriau ac esboniadau sy바카라 사이트檔 hawdd i바카라 사이트檞 deall, ac yn osgoi jargon yn ein hymatebion
• dilyn聽Siarter yr Asiantaeth聽wrth ddelio 芒바카라 사이트檆h cwyn
• sicrhau na fydd y gwasanaeth rydych yn ei dderbyn yn cael ei danseilio oherwydd eich bod wedi gwneud cwyn

Sut i wneud cwyn a pha wybodaeth i바카라 사이트檞 chynnwys聽

Y ffordd hawsaf i chi wneud cwyn yw drwy e-bostio바카라 사이트檙 T卯m Cwynion yn uniongyrchol yn聽complaints@voa.gov.uk.

Gallwch hefyd gwyno drwy바카라 사이트檙 post neu dros y ff么n:

Cyfeiriad:

Asiantaeth y Swyddfa Brisio聽
Wycliffe House, Green Lane
Durham DH1 3UW

Ff么n: 03000 505505 (Cymru) neu 03000 501501 (Lloegr)

Rhowch yr wybodaeth ganlynol pan fyddwch yn cysylltu 芒 ni:

• eich enw, cyfeiriad cartref a바카라 사이트檙 rhif ff么n, a chyfeiriad yr eiddo dan sylw (os yw바카라 사이트檔 wahanol i gyfeiriad eich cartref)
• manylion am eich cwyn - rhowch wybod i ni beth ddigwyddodd a sut yr effeithiodd hyn arnoch
• unrhyw gyfeirnodau achos, manylion pwy y gwnaethoch ddelio ag ef, a chop茂au o unrhyw ohebiaeth sy바카라 사이트檔 berthnasol i바카라 사이트檙 gwyn
• beth hoffech ei weld yn digwydd o ganlyniad i바카라 사이트檙 gwyn
• rhowch wybod i ni os bydd angen gwneud unrhyw addasiadau i바카라 사이트檆h helpu i ddefnyddio ein gweithdrefn gwyno

Mae바카라 사이트檙 wybodaeth hon hefyd ar gael ar ein聽 (MS Word Document, 35.4 KB), a gellir ei llenwi a바카라 사이트檌 hanfon atom.

Beth i바카라 사이트檞 wneud os yw asiant neu gynrychiolydd yn cyflwyno cwyn ar eich rhan

Gall asiant neu gynrychiolydd gyflwyno cwyn ar eich rhan. Er y gall asiant godi ffioedd arnoch am wneud cwyn, cofiwch fod modd cyflwyno cwyn yn uniongyrchol i ni yn rhad ac am ddim.

Os ydych yn defnyddio asiant neu gynrychiolydd i wneud eich cwyn, bydd angen i chi lenwi聽 (MS Word Document, 60.7 KB). Er ei fod yn bosibl i바카라 사이트檆h asiant neu gynrychiolydd gael awdurdod i weithredu ar eich rhan drwy바카라 사이트檙 system聽Gwirio, Herio ac Apelio, nid yw바카라 사이트檙 awdurdod hwn yn cwmpasu cwynion. Bydd angen ffurflen Awdurdod i Weithredu ar wah芒n o hyd.

Bydd angen i chi anfon y ffurflen wedi바카라 사이트檌 llenwi atom yn uniongyrchol, i gadarnhau bod eich asiant neu gynrychiolydd yn cael cyflwyno cwyn ar eich rhan. Bydd hyn hefyd yn cadarnhau eich bod yn fodlon i ni rannu gwybodaeth amdanoch gyda바카라 사이트檆h asiant neu gynrychiolydd, er mwyn delio 芒바카라 사이트檙 gwyn.

Byddwn yn rhannu unrhyw ohebiaeth, a anfonwn at eich asiant neu gynrychiolydd am eich cwyn, gyda chi.

Os hoffech gael cymorth asiant neu gynorthwyydd dibynadwy, efallai y bydd y ddolen ganlynol o ddefnydd i chi:聽

Ein gweithdrefn gwyno

Mae dwy haen i바카라 사이트檔 gweithdrefn gwyno:

Haen 1:

Bydd Rheolwr Cwynion yn edrych ar eich cwyn ac yn anfon ymateb atoch.

Haen 2:

Os ydych dal yn anfodlon ar 么l cael eich ymateb Haen 1, rhowch wybod i ni. Yna, byddwn yn adolygu바카라 사이트檆h cwyn yn Haen 2 y weithdrefn.

Bydd Rheolwr Cwynion gwahanol yn adolygu바카라 사이트檆h cwyn, a bydd yn anfon ymateb atoch.

Ein nod yw datrys pob cwyn ar Haen 1 a Haen 2 cyn pen 20 diwrnod gwaith ar 么l iddi ddod i law. Fodd bynnag, ar adegau prin, gall cymhlethdod y gwyn olygu bod angen i ni ymestyn yr amserlen hon i바카라 사이트檔 galluogi i fynd i바카라 사이트檙 afael yn llwyr 芒바카라 사이트檙 mater. Os yw hyn yn wir, byddwn yn cysylltu 芒 chi i egluro pam fod oedi a phryd y gallwch ddisgwyl cael ateb llawn.聽

Unioni pethau

Pan fyddwn wedi gwneud camgymeriad neu wedi rhoi gwasanaeth gwael i chi, byddwn yn unioni pethau drwy:

• anfon ymddiheuriad diffuant atoch
• esbonio beth aeth o바카라 사이트檌 le a바카라 사이트檙 rheswm pam
• cywiro바카라 사이트檙 camgymeriad (cyn belled ag y mae바카라 사이트檙 gyfraith yn caniat谩u)
• rhoi gwybod i chi pa gamau fydd yn cael eu cymryd i바카라 사이트檞 atal rhag digwydd eto
• dysgu o바카라 사이트檆h cwyn a nodi바카라 사이트檙 meysydd lle y gallwn wella ein gwasanaeth

Er ein bod yn gwerthfawrogi bod amser ein cwsmeriaid yn werthfawr, nid yw바카라 사이트檔 bolisi gennym i ddigolledu am gostau arferol delio 芒 ni, a allai gynnwys costau post neu ddeunydd ysgrifennu, costau teithio, a/neu ffioedd unrhyw gynrychiolydd. Ni allwn ychwaith digolledu am yr amser y mae cwsmeriaid yn treulio yn mynd ar drywydd materion gyda ni.

Byddwn yn ystyried unrhyw hawliadau am gostau, colledion neu dreuliau rhesymol a gafwyd o ganlyniad uniongyrchol i wallau yn y gwasanaeth, megis camgymeriad neu oedi afresymol. Cyn i ni ystyried unrhyw hawliadau am gostau, rydym yn disgwyl i chi fod wedi cymryd camau rhesymol i leihau unrhyw gostau neu golledion. Mae hyn yn cynnwys herio penderfyniad prisio yn ffurfiol cyn pen y terfynau amser cyfreithiol perthnasol. Os na wnewch hynny, ac os byddwch yn mynd i gostau gormodol neu gostau heb eisiau, byddwn ond yn ystyried yr hyn sy바카라 사이트檔 rhesymol.

Os ydych yn hawlio am golledion fel rhan o바카라 사이트檆h cwyn, rhaid i chi gynnwys tystiolaeth o바카라 사이트檙 rhain gyda chop茂au o dderbynebau a/neu anfonebau, sy바카라 사이트檔 dangos dadansoddiad llawn ac union o바카라 사이트檙 costau perthnasol.

Mewn rhai amgylchiadau eithriadol, efallai y byddwn yn gwneud taliadau ad-daliadol eraill yn 么l ein disgresiwn.

Os ydych yn parhau i fod yn anfodlon 芒바카라 사이트檔 hymateb

Os nad ydych yn fodlon 芒바카라 사이트檔 hymateb yn Haen 2, gallwch ofyn i Swyddfa바카라 사이트檙 Dyfarnwr ystyried eich pryderon. Mae Swyddfa바카라 사이트檙 Dyfarnwr yn sefydliad annibynnol sy바카라 사이트檔 ymchwilio i gwynion am y VOA ac sy바카라 사이트檔 gwneud argymhellion teg a diduedd. Fel arfer, gallant dderbyn eich cwyn hyd at chwe mis ar 么l i chi gael ymateb Haen 2 gennym.

Nid yw anghydfodau ynghylch penderfyniadau prisio yn rhan o바카라 사이트檜 dyletswyddau. Mae rhagor o wybodaeth ar gael am r么l Swyddfa바카라 사이트檙 Dyfarnwr a聽sut i wneud cwyn.

Os ydych yn anfodlon ar benderfyniad Swyddfa바카라 사이트檙 Dyfarnwr, gallwch gysylltu 芒바카라 사이트檆h AS a gofyn iddo gyfeirio바카라 사이트檆h cwyn at yr聽. Os ydych yn byw y tu allan i바카라 사이트檙 DU, ac felly nid oes gennych AS, gallwch ofyn i Gadeirydd y Pwyllgor Gweinyddiaeth Gyhoeddus a Materion Cyfansoddiadol (PACAC) gyfeirio바카라 사이트檆h cwyn atynt. Mae바카라 사이트檙 Ombwdsmon yn disgwyl i gwyn gael ei hystyried gan Asiantaeth y Swyddfa Brisio a Swyddfa바카라 사이트檙 Dyfarnwr cyn y bydd yn ystyried eich achos.

Cwynion cyson ac ymddygiad annerbyniol聽

Ein nod yw rhoi gwasanaeth o ansawdd uchel, a byddwn yn trin cwsmeriaid yn deg a chyda pharch. Rydym hefyd yn disgwyl i gwsmeriaid drin ein staff 芒 pharch, ac nid ydym yn goddef ymddygiad annerbyniol pan fod unigolion yn cam-drin ein staff neu ein prosesau.

Er bod cwynion cyson neu afresymol yn brin, gallant roi straen ar amser ac adnoddau. Gallant effeithio ar ein gallu i roi gwasanaeth i gwsmeriaid eraill, a gallant roi straen ar staff sy바카라 사이트檔 delio 芒 nhw. Yn yr achosion hyn, efallai y byddwn yn cymryd camau i gyfyngu ar y gallu i gysylltu 芒 ni neu, yn yr achosion mwyaf eithafol, i roi terfyn ar hynny.